07 自治体経営

Web会議・AI議事録作成

masashi0025
目次
  1. はじめに
  2. Web会議・AI議事録に関する現状データ
  3. 課題
  4. 行政の支援策と優先度の検討
  5. 先進事例
  6. 参考資料［エビデンス検索用］
  7. まとめ

はじめに

※本記事はAIが生成したものを加工して掲載しています。
※各施策についての理解の深度化や、政策立案のアイデア探しを目的にしています。
※生成AIの進化にあわせて作り直すため、ファクトチェックは今後行う予定です。
※掲載内容を使用する際は、各行政機関の公表資料を別途ご確認ください。

概要（Web会議・AI議事録作成を取り巻く環境）

  • 自治体がWeb会議及びAIによる議事録作成を推進する意義は、**「行政運営の持続可能性と強靭性の確保」と「多様な住民ニーズに対応する新たな市民参加・協働の実現」**の2点にあります。
  • 新型コロナウイルス感染症のパンデミックは、行政におけるデジタル化を強制的に加速させる触媒として機能しました。その結果、Web会議は危機対応のための一時的なツールから、日常業務に不可欠なインフラへとその位置づけを変えました。
  • ポスト・コロナ時代に入り、その活用は一過性のものから恒久的な業務プロセスへの戦略的統合へと移行しています。この動きは、出社と在宅勤務を組み合わせるハイブリッドワークが新たな標準として定着しつつあることからも明らかです。
  • さらに、近年における高性能な生成AIの登場は、この変化を一層加速させています。特に、議事録の作成といった定型的でありながら時間のかかる業務を自動化する技術は、行政の働き方を根本から変革する大きな可能性を秘めており、行政運営のあり方に新たな地平を切り拓いています。

意義

住民にとっての意義

地域社会にとっての意義

  • H5見出し：多様な主体との連携強化
    • Web会議は、区内に限らず、国内外のNPO、企業、大学、研究機関など、多様な主体との連携・協働を促進します。
    • 地理的な制約がなくなることで、専門的な知見を持つ人材との意見交換や共同プロジェクトの実施が容易になり、より効果的な地域課題の解決や新たな価値創造が期待できます。
  • H5見出し：災害・パンデミック発生時の事業継続性（BCP）確保
    • 大規模な自然災害や新たな感染症の蔓延により、職員の出勤や住民の参集が困難になった場合でも、Web会議システムは行政機能や地域コミュニティのコミュニケーションを維持するための強靭な基盤となります。
    • これにより、緊急時においても重要な行政サービスを継続し、住民の安全・安心を守ることが可能になります。

行政にとっての意義

（参考）歴史・経過

Web会議・AI議事録に関する現状データ

  • H5見出し：テレワーク導入率の推移
  • H5見出し：Web会議の利用実態
    • ハイブリッドワークの定着
      • 雇用型テレワーカーのテレワーク実施頻度は平均で週2日以上を維持しており、完全出社への回帰ではなく、オフィスワークとリモートワークを組み合わせるハイブリッド型が主流となっています。
      • テレワーク継続意向のある職員のうち、7割以上がハイブリッドワークを希望しており、特に「週2日」のテレワークを望む声が最も多いという結果が出ています。
      • この事実は、行政のインフラ整備、セキュリティポリシー、人事評価制度などが、職員が分散して働くことを前提として再設計される必要があることを強く示唆しています。
  • H5見出し：関連市場規模の動向
    • Web会議市場
    • AI市場（議事録作成ツール含む）
      • 国内のAI市場は急成長しており、2024年には市場規模が初めて1兆円を突破する見込みです。特に生成AI市場は、2024年の約1,016億円から2028年には約8,028億円へと約8倍に成長すると予測されており、爆発的な拡大が見込まれています。
      • この成長を牽引するのが、AI議事録作成ツールなどの具体的なソリューションであり、多数のベンダーが参入し、高機能なサービスを提供しています。
      • この民間市場の活況は、行政にとって二つの側面を持ちます。一方で、より高性能で安価なツールが利用可能になるという好機ですが、他方で、技術の進化が速すぎるため、行政機関が適切なツールを選定し、セキュリティを確保し、標準化を図ることが大きな挑戦となります。
  • H5見出し：自治体におけるAI導入状況
    • 導入率
    • 主な活用事例
    • 導入コスト
      • 特筆すべきは、AI導入事例のうち669件が、導入コスト「0円」で実施されている点です。これは、多くの自治体が商用サービスの無料プランや、既存のソフトウェア（例：Microsoft 365）に付帯するAI機能を活用して、低リスクで導入を進めていることを示唆しています。
      • これらのデータは、**「AI議事録作成は、地方自治体が生成AIを導入する上で、最も実績があり、効果が高く、かつ低コストで始められる最適な入口である」**という結論を導き出します。先行自治体によって道筋は示されており、特別区が取り組むべきは、散発的な試行から、効果を最大化するための体系的・全庁的な導入へと移行することです。

課題

住民の課題

  • H5見出し：デジタルデバイドによる社会的孤立のリスク
    • デジタル技術の利用意向には、年齢による顕著な差が存在します。総務省の調査によれば、「生活や仕事において（テレワークやオンライン会議は）必要ない」と回答した割合は、20代の31.6%に対し、60代では55.8%にものぼります。これは、オンライン化が進むほど、多くの高齢者層が行政サービスや地域の情報から取り残されるリスクが高いことを示しています。
  • H5見出し：オンライン参加へのスキル・環境の不足
    • Web会議への参加やデジタル行政サービスの利用には、スマートフォンや安定したインターネット接続環境、そしてそれらを使いこなすスキルが必要ですが、特に高齢者層を中心に、これらのいずれか、あるいは両方が不足している住民が少なくありません。行政手続きをオンラインで利用しない理由として、「電子申請でできること自体を知らない」「使い方が複雑」といった声が上がっており、環境整備とスキル向上の両面からの支援が不可欠です。

地域社会の課題

  • H5見出し：地域コミュニティの希薄化
    • 核家族化の進行による単身世帯や高齢者単身世帯の増加に加え、コロナ禍を経て対面での交流機会が減少したことは、地域社会における「孤立」という新たなリスクを増大させています。デジタルツールは人々を繋ぐ可能性を秘めていますが、適切な支援なしに進めると、デジタルを使いこなせる層とそうでない層との分断をむしろ深め、地域全体の連帯感を損なう危険性があります。

行政の課題

  • H5見出し：サイバーセキュリティと情報漏洩のリスク
  • H5見出し：AI生成物の正確性と信頼性の担保
  • H5見出し：法制度上の制約と運用の課題
    • 地方自治法に関する現行の政府解釈では、最終的な採決を行う「本会議」へのオンライン出席は「出席」と認められていません。これは、議員が現に議場に参集することを前提とした制度の歴史的背景によるものです。一方で、事前の協議の場である「委員会」については、各自治体が条例を改正すればオンライン開催が可能とされています。この法的な区別が、議会運営の完全なデジタル化を阻む大きな壁となっています。
      • 客観的根拠：
        • (https://urban-innovation-japan.com/project/anjo-city/2023-5/committee-dx/) 29
      • この課題が放置された場合の悪影響の推察：
        • 議会運営の柔軟性が損なわれ、緊急時や感染症蔓延時における迅速な意思決定が阻害される。
  • H5見出し：ガイドラインの未整備と職員のスキル不足

行政の支援策と優先度の検討

優先順位の考え方

  • 各支援策の優先順位は、以下の要素を総合的に勘案し決定します。
  • 即効性・波及効果：
    • 施策が短期間で効果を発揮し、他の課題解決や部署にも良い影響を与える度合い。
  • 実現可能性：
    • 技術的、財政的、法制度的、組織的に実現できる可能性の高さ。
  • 費用対効果：
    • 投じる予算に対して、業務削減時間や住民サービスの向上といった効果がどれだけ大きいか。
  • 公平性・持続可能性：
    • 特定の住民や職員だけでなく、全体に裨益し、かつ長期的に運用可能な施策であるか。
  • 客観的根拠の有無：
    • 施策の効果を裏付ける先行事例やデータが存在するか。

支援策の全体像と優先順位

  • 本報告書では、行政の「内部改革（守りのDX）」と「外部への価値提供（攻めのDX）」を両輪で進める観点から、3つの支援策を提案します。優先順位は、**①業務改革（AI議事録）→ ②基盤整備（セキュリティ）→ ③住民参加（デバイド解消）**とします。まず、AI議事録導入で早期に業務効率化の成功体験と成果（コスト削減）を生み出し、それを原資として、より中長期的なセキュリティ基盤強化と住民向け支援に再投資する戦略が最も現実的かつ効果的です。
    • 優先度【高】：支援策① AI議事録作成ツールの全庁的導入と業務改革
    • 優先度【中】：支援策② セキュアなWeb会議環境の標準化とガバナンス強化
    • 優先度【低】：支援策③ デジタルデバイド解消と住民参加促進基盤の構築

各支援策の詳細

支援策①：AI議事録作成ツールの全庁的導入と業務改革

目的
主な取組①：全庁標準ツールの選定と導入
主な取組②：利用ガイドラインの策定と研修の実施
主な取組③：音響環境の整備
  • AIによる文字起こしの精度は、音声の品質に大きく依存します。そのため、利用頻度の高い主要な会議室には、発言者の声をクリアに集音できる高性能な集音マイクや、複数人でのWeb会議に適したスピーカーフォンを計画的に整備します。
  • これにより、文字起こしの誤認識率を低減させ、職員による修正作業の負担をさらに軽減します。
KGI・KSI・KPI
  • KGI（最終目標指標）：
    • 指標例： 職員一人当たりの付加価値業務時間の創出（前年度比5%増）
    • データ取得方法： AI導入による議事録作成時間の削減効果の推計値と、業務内容の変化に関する職員アンケート調査を組み合わせて算出する。
  • KSI（成功要因指標）：
    • 指標例： AI議事録ツールの利用満足度（5段階評価で平均4.0以上）
    • データ取得方法： ツール利用者に対する年次アンケート調査を実施する。
  • KPI（重要業績評価指標）アウトカム指標：
    • 指標例： 会議1時間あたりの議事録作成平均所要時間（前年度比50%削減）
    • データ取得方法： 各部署からの自己申告に基づく業務時間記録を収集・集計する。
  • KPI（重要業績評価指標）アウトプット指標：
    • 指標例： AI議事録ツール利用研修の参加職員率（全職員の80%以上）、ガイドラインの策定と全職員への周知完了
    • データ取得方法： 研修参加者名簿、eラーニング受講記録、庁内通達文書の発出記録により確認する。

支援策②：セキュアなWeb会議環境の標準化とガバナンス強化

目的
主な取組①：Web会議システムの標準化とセキュリティ要件定義
主な取組②：Web会議セキュリティガイドラインの策定
  • 取り扱う情報の機密性レベル（例：レベル1「公開情報」、レベル2「庁内限定情報」、レベル3「要機密情報」）を定義し、レベルに応じた会議の開催方法（パスワード設定、待機室機能の利用等）を定めます。
  • また、招待者の範囲の管理方法、画面共有時に許容される資料の範囲、会議の録画・録音データの保管期間と破棄手順などを具体的に明記したガイドラインを策定し、全職員に遵守を徹底させます。
主な取組③：ペーパーレス会議の徹底
  • 標準Web会議システムの画面共有機能や、セキュアなクラウドストレージと連携したファイル共有機能を活用し、庁内の定例会議等における紙資料の印刷を原則禁止とします。
  • これにより、印刷コストや資料準備にかかる時間の削減、情報漏洩リスクの低減、そして多様な場所からの会議参加の促進を図ります。
KGI・KSI・KPI
  • KGI（最終目標指標）：
    • 指標例： Web会議システムに起因するセキュリティインシデント発生件数（年間0件）
    • データ取得方法： 情報システム主管課におけるインシデント管理台帳の記録。
  • KSI（成功要因指標）：
    • 指標例： 職員のセキュリティガイドライン習熟度（eラーニング形式のテストで正答率90%以上）
    • データ取得方法： 全職員を対象とした年1回のオンライン理解度確認テストの実施結果。
  • KPI（重要業績評価指標）アウトカム指標：
    • 指標例： 会議1回あたりの紙資料印刷枚数（前年度比90%削減）
    • データ取得方法： 各部署の複合機利用ログおよびコピー用紙等の消耗品購入実績から推計する。
  • KPI（重要業績評価指標）アウトプット指標：
    • 指標例： 標準Web会議システムの全庁導入完了、セキュリティガイドラインの策定と全職員への周知徹底
    • データ取得方法： プロジェクト完了報告書、庁内通達文書の発出記録、研修実施記録により確認する。

支援策③：デジタルデバイド解消と住民参加促進基盤の構築

目的
  • 高齢者や障害を持つ方など、デジタル機器の利用に不安や困難を抱える住民に対する伴走型の支援を強化し、誰一人取り残すことなくオンライン行政サービスの恩恵を享受できる環境を整備する。
  • オンラインでの住民説明会やパブリックコメント、意見交換会などを活性化させ、これまで区政に関わる機会が少なかった層を含む、より多様な住民の声を区政運営に反映させる。
主な取組①：デジタル活用支援員の配置と相談窓口の設置
  • 区内各所の地域センター、協働センター、図書館、シニア活動支援センター等に、スマートフォンの基本的な操作方法から、オンラインでの行政手続き、Web会議への参加方法までを丁寧にサポートする「デジタル活用支援員」を配置します。
  • 予約不要で気軽に立ち寄れる相談窓口を設けることで、住民のデジタルに対する心理的なハードルを下げます。
    • 客観的根拠：
      • 高齢者のデジタルリテラシー向上には、技術的な支援だけでなく、「わからないことを気軽に相談できる場」の提供が極めて重要であると専門家から指摘されています。
        • (https://lg.reserva.be/fighting-the-digital-divide/) 38
主な取組②：スマートフォン等貸与事業の実施
  • デジタル機器を所有していない、または操作に不慣れな高齢者等を対象に、基本的な設定を済ませたスマートフォン端末を一定期間無償で貸与します。
  • 貸与と併せて、定期的な操作講習会や個別相談会を実施することで、機器に触れる機会を提供し、デジタル技術への興味と理解を促進します。
主な取組③：オンライン住民参加プラットフォームの試行
  • 住民がオンライン上で政策課題について議論したり、区に対して具体的な提案を行ったりできる双方向のプラットフォーム（例：スペイン・バルセロナ市発の「Decidim」）を、特定のテーマや地域を対象に試験的に導入します。
  • これにより、従来の公聴会や説明会といった形式では拾いきれなかった多様な意見を収集し、新たな市民参加・協働の形を模索します。
    • 客観的根拠：
      • 兵庫県加古川市では、オンラインプラットフォーム「Decidim」とオフラインのワークショップを連携させることで、これまで行政の取り組みへの参加が少なかった高校生など、若者層の意見を政策形成プロセスに取り込むことに成功しています。
        • (https://researchmap.jp/ybkn/published_papers/40804670/attachment_file.pdf) 40
KGI・KSI・KPI
  • KGI（最終目標指標）：
    • 指標例： 高齢者（65歳以上）のオンライン行政サービス利用率（前年度比10%増）
    • データ取得方法： 各種オンラインサービスの利用ログを年齢属性別に分析する。
  • KSI（成功要因指標）：
    • 指標例： デジタル活用支援事業参加者の満足度（5段階評価で平均4.0以上）
    • データ取得方法： 事業参加者に対するアンケート調査を実施する。
  • KPI（重要業績評価指標）アウトカム指標：
    • 指標例： オンライン形式で開催される住民説明会・意見交換会の延べ参加者数（前年度比20%増）
    • データ取得方法： 各種イベントの参加登録者数および実際の参加者数を記録・集計する。
  • KPI（重要業績評価指標）アウトプット指標：
    • 指標例： デジタル活用支援員の配置拠点数（区内10箇所）、スマートフォン貸与台数（年間500台）
    • データ取得方法： 事業実施計画書および実績報告書に基づき確認する。

先進事例

東京都特別区の先進事例

  • 新宿区「AI議事録作成支援サービス『スマート書記』の本格導入」
  • 港区「AI音声認識による議事録作成支援システムの導入効果」
  • 渋谷区「高齢者デジタルデバイド解消事業」
    • 渋谷区は、デジタル社会から誰一人取り残さないことを目指し、65歳以上のスマートフォン非所有者を対象に、端末の2年間無償貸与と徹底した伴走支援を行う先進的な事業を実施しました。予約不要で気軽に相談できる「スマホサロン」の設置や、利用ログの分析に基づくEBPM（証拠に基づく政策立案）の実践、シニアクラブや大学との連携などが成功要因となり、参加者のQOL向上、8割以上が事業終了後に自らスマホを購入するなど、全国の自治体が注目するモデルケースとなっています。

全国自治体の先進事例

  • 浜松市「デジタル・スマートシティ官民連携プラットフォームによる市民協働」
  • 仙台市「AI議事録作成支援による全庁的な業務効率化」
    • 仙台市は、行政の「三層分離」というネットワーク制約を考慮し、インターネット接続を必要としないスタンドアローン型のAI議事録作成支援システムを導入しました。導入後の庁内調査では、議事録作成時間が平均で45%削減されるという明確な効果が実証されました。この成功体験が庁内で共有された結果、当初1台の共用端末から始まった利用は、各部署からの導入希望が相次ぎ、現在では計12台が稼働するに至っています。スモールスタートで効果を実証し、全庁展開へとスケールさせた好例と言えます。

参考資料［エビデンス検索用］

まとめ

　Web会議とAIによる議事録作成は、もはや単なる効率化ツールではなく、行政の持続可能性と住民サービスの質を左右する戦略的基盤です。現状データは、ハイブリッドワークの定着とAI技術の急速な進展という不可逆的な潮流を示しています。東京都特別区が今後取り組むべきは、まずAI議事録の全庁導入により、短期間で明確な業務削減効果を実現することです。その上で、セキュアなWeb会議環境の標準化を進め、長期的視点でデジタルデバイド解消に投資し、誰一人取り残さないデジタル社会の実現を目指すべきです。
　本内容が皆様の政策立案等の一助となれば幸いです。
　引き続き、生成AIの動向も見ながら改善・更新して参ります。

ABOUT ME
行政情報ポータル
行政情報ポータル
あらゆる行政情報を分野別に構造化
行政情報ポータルは、「情報ストックの整理」「情報フローの整理」「実践的な情報発信」の３つのアクションにより、行政職員のロジック構築をサポートします。
関連記事
あわせて読みたい
記事URLをコピーしました