【広報課】危機管理広報＆プレスリリース 完全マニュアル

はじめに

※本記事はAIが生成したものを加工して掲載しています。
※生成AIの進化にあわせて作り直すため、ファクトチェックは今後行う予定です。

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危機管理広報とプレスリリースの意義と歴史的変遷

攻めと守りの広報戦略を両輪とする意義

　地方自治体における広報部門は、区政の魅力を広く社会に発信する「攻めの広報（プレスリリース）」と、災害や不祥事などの緊急事態において区民の安全と行政の信頼を守り抜く「守りの広報（危機管理広報）」という、二つの重大な使命を帯びています。プレスリリースは、単なる事実の羅列ではなく、メディアを通じて社会の関心を喚起し、政策への理解と共感を生み出すための戦略的な手紙です。一方、危機管理広報は、不測の事態が発生した際に、正確な情報を迅速かつ透明性を持って発信し、パニックや風評被害を未然に防ぎ、行政組織の崩壊を食い止める最後の防波堤となります。これら両輪を高度に機能させることは、自治体経営の根幹を支える極めて重要な役割を果たします。

情報発信の歴史的変遷とリスクの多様化

　かつての自治体広報は、区報や広報番組を通じた平穏な情報提供が主であり、プレスリリースも記者クラブへの紙の配布という受動的なスタイルでした。有事の際も、マスメディアを通じたトップダウンの情報発信で事足りる時代が長く続きました。しかし、東日本大震災をはじめとする未曾有の大規模災害や、スマートフォンの普及によるSNS社会の到来により、広報の前提は根底から覆されました。現代では、誰もが情報発信者となることでデマやフェイクニュースが瞬時に拡散し、行政のわずかな初動の遅れや発信内容の矛盾が、致命的な炎上や信頼失墜に直結します。サイバー攻撃によるシステム障害や、未知の感染症対応など、リスクが極めて多様化・複雑化する中、危機管理広報の重要性はかつてないほど高まっています。

危機管理広報およびプレスリリースの標準的業務フロー

平時における戦略的プレスリリースの配信プロセス

　効果的なプレスリリースは、日常的な情報収集と緻密な編集作業から生まれます。

庁内情報の掘り起こしとニュースバリューの判定

　広報担当者は各原課（事業担当課）と日常的にコミュニケーションを図り、埋もれている新規事業や独自の取り組みを発掘します。集めた情報に対し、社会性（世の中の関心事と合致しているか）、新規性（日本初、区内初など）、人間性（関わった人々のストーリーがあるか）といった報道機関の視点（ニュースバリュー）を適用し、プレスリリースとして発信すべき案件を厳選します。

逆三角形構成による文書作成と視覚資料の添付

　多忙な記者が一読して内容を理解できるよう、最も重要な結論（5W1H）をタイトルとリード文（冒頭の段落）に集約する「逆三角形」の構成で文章を作成します。専門用語や行政の内部用語は一般的な言葉に翻訳し、テキストだけでなく、現場の写真、事業のスキーム図、過去の実績を示すグラフなど、メディアがそのまま記事や映像として使いやすい視覚資料を必ず添付します。

配信タイミングの戦略的決定とメディアプロモート

　事業の開始日やイベント当日に向けて、メディアが取材準備を行えるよう、逆算して最適なタイミング（一週間前〜一ヶ月前など）で配信します。さらに、特に社会への影響が大きい施策については、リリースを配信するだけでなく、関心を持ちそうな特定の記者に対して直接電話やメールで企画を提案する（プロモート）ことで、確実な記事化を狙います。

有事における危機管理広報の実行プロセス

　災害や重大な不祥事が発生した直後から、時間は最大の敵となります。

危機発生の認知と情報集約体制の即時確立

　事態を認知した瞬間、広報部門は直ちに危機管理対応モードへ切り替わります。災害対策本部や危機管理担当部署と連携し、現場からの第一報、被害状況、区民への影響といった断片的な情報を一カ所に集約する体制を構築します。この段階で、未確認情報と事実を厳格に区別し、憶測に基づく発信を徹底的に排除します。

初動発信とダークサイトの立ち上げ

　「現在、事実関係を確認中であり、判明次第速やかにお知らせする」という第一報を、公式ウェブサイトやSNSを通じて直ちに発信し、行政が事態を把握し対応中であるという姿勢を示します。大規模災害時などで通常のウェブサイトへのアクセスが集中してダウンするリスクに備え、事前に用意しておいたテキスト主体の軽量な緊急時用ウェブサイト（ダークサイト）へと即座に切り替えます。

ワンボイスによる継続的な情報開示と記者会見

　情報の出し渋りや、部署間での発信内容の食い違い（ツーボイス）は、メディアや区民の不信感を増幅させます。広報部門が情報発信の唯一の窓口（ワンボイス）となり、区長のリーダーシップの下、定期的なプレスリリースの配信や緊急記者会見を実施します。悪い情報ほど隠さず、迅速かつ誠実に開示することが、危機管理広報の鉄則です。

法的根拠と条文解釈

危機管理と情報発信を規定する主要法令

　広報担当者は、緊急時においても法令を遵守し、区民の権利を守りながら情報公開を行う必要があります。

関連法令の解釈と実務上のジレンマ

　危機管理広報において最も困難なのが、メディアの「一刻も早く、すべての詳細を知りたい」という要求と、警察等の「捜査に支障をきたすため公表を控えてほしい」という要請、そして個人情報保護法との板挟みになる状況です。実務においては、警察発表のタイミングと連動させる、あるいは「区民の生命・財産に切迫した危険が及ぶ場合（凶悪犯の逃走など）」は例外的にプライバシーよりも公益的情報提供を優先するなど、事前の協定やマニュアルに基づく冷徹な判断基準を持っておくことが不可欠です。

応用知識と特殊事例対応

サイバー攻撃およびフェイクニュースへの対応方針

　物理的な災害だけでなく、デジタル空間における危機への対応能力が現代の広報には必須です。

ランサムウェア等によるシステムダウン時のアナログ広報

　区の基幹システムや公式ウェブサイトがサイバー攻撃によって完全にダウンし、デジタルによる情報発信手段を失った場合の対応です。広報部門は直ちにアナログ対応へ切り替え、防災行政無線、広報車による巡回アナウンス、駅前や避難所への紙の掲示板の設置、さらには協定を結んでいる地元のコミュニティＦＭやケーブルテレビを通じた情報提供など、あらゆる代替手段を駆使して「情報の空白地帯」を作らないよう奔走します。

SNSにおける悪質なデマ・フェイクニュースの鎮火

　災害時や選挙期間中など、区政に対する悪質なフェイクニュース（例えば「〇〇避難所で暴動が起きている」「区の特定の施設に爆弾を仕掛けた」など）がSNS上で拡散した場合の対応です。広報部門はソーシャルリスニングによって早期にこれを検知し、即座に公式アカウントから「当該情報は事実無根である」と明確に否定するカウンター発信を行います。放置すれば実社会のパニックに繋がるため、警察機関と連携し、必要に応じて偽計業務妨害等での法的措置を辞さない強い態度を表明することが鎮火の鍵となります。

東京と地方の比較分析

都市型災害のリスクと情報環境の差異

　広報が直面する危機の性質は、東京の特殊な都市構造によって地方とは大きく異なります。

地方におけるインフラ途絶とコミュニティ広報

　地方自治体における大規模災害時は、土砂崩れによる集落の孤立や、大規模な停電・通信網の長期途絶が深刻な課題となります。そのため、防災行政無線の戸別受信機や、消防団・自治会を通じた「顔の見える」口頭での情報伝達といった、アナログで地域密着型の広報手段がいざという時に最も確実な命綱として機能します。

東京における情報過多と帰宅困難者への対応

　東京都特別区においては、通信インフラは比較的強靭である一方、情報が氾濫しすぎて本当に必要な情報が届かない「情報過多によるパニック」が最大のリスクです。また、平日昼間に発災した場合、数百万人規模の帰宅困難者がターミナル駅周辺に溢れ返ります。彼らは区民ではないため、区報や防災行政無線の存在すら知りません。そのため、デジタルサイネージ、多言語対応のSNS、エリアメールなどを駆使し、「むやみに移動せず安全な場所に留まること」を、属性の異なる不特定多数の群衆へ向けて的確に伝播させる高度な都市型広報の技術が求められます。

特別区固有の状況

東京都特別区における広域連携と多様性への配慮

　二十三区はそれぞれが独立した自治体でありながら、一つの巨大な都市圏を形成しているため、有事の広報も単独区の論理だけでは完結しません。

隣接区および東京都との広報連携の絶対性

　災害や大規模な感染症が発生した際、区境を越えて人やモノが移動する特別区においては、隣接する区で発信される情報に矛盾があると区民を深刻な混乱に陥れます。例えば、避難所の開設基準やワクチンの接種スケジュールの発表などにおいて、自区の公式発表を行う前に、東京都や隣接区の広報部門と緊密に情報共有を図り、発表のタイミングやトーンを可能な限り合わせる（あるいは違いの理由を明確に説明する）広域的な広報調整が不可欠です。

多国籍・多様な住民に対する「やさしい日本語」と多言語発信

　特別区には多数の外国人住民が居住しており、彼らは災害時において「情報弱者」になりやすい傾向があります。危機管理広報においては、通常のプレスリリースとは別に、即座に機械翻訳にかけやすい短い文章構造の採用や、ルビを振った「やさしい日本語」、英語・中国語・韓国語などを併記した画像データの作成が急務となります。平時から多言語による情報発信のプラットフォームを整備し、有事の際にボタン一つで切り替えられる仕組みを構築しておくことが、すべての命を平等に守る行政の責務です。

最新の先進事例

特別区における危機管理広報とプレスリリースの最前線

　デジタル技術の進化を取り入れ、より効果的で強靭な広報体制を構築する取り組みが進んでいます。

デジタルプレスルームの構築とメディア利便性の向上

　報道機関向けに、過去のプレスリリース、区長の会見動画、高解像度の写真素材、区の基礎データなどを一元的に格納し、メディア関係者が２４時間いつでもダウンロードできる専用の「デジタルプレスルーム（メディア向けポータルサイト）」を構築する区が現れています。これにより、メディアからの定型的な資料要求への対応時間を大幅に削減し、広報担当者はより戦略的な企画立案に時間を割くことが可能になっています。

SNS連動型防災アプリとプッシュ型情報配信

　従来の防災行政無線だけでは情報が届きにくい高層マンション住民や若年層向けに、区独自の防災アプリを開発し、公式LINE等と連動させる取り組みが一般化しています。GPS情報を活用し、区民の現在地における危険度や最寄りの避難所情報を、個人のスマートフォンへプッシュ型で直接配信することで、自発的な避難行動を強力に後押しする「パーソナライズされた危機管理広報」が実現しつつあります。

業務改革とデジタルトランスフォーメーション

ＩＣＴを活用した広報業務の強靭化と効率化

　有事の混乱極まる状況下において、少人数の広報スタッフで膨大な情報処理をこなすためには、平時からのＤＸが生命線となります。

クラウド型プレスリリース配信プラットフォームの導入

　手作業でのメール送信やファクス送信を廃止し、民間のクラウド型配信プラットフォームを導入します。これにより、数千のメディアへ瞬時に情報を届けることができるだけでなく、災害等で区役所本庁舎が被災し、職員が登庁できない状況下でも、インターネット環境さえあれば自宅やサテライトオフィスから安全に公式発表を行うことができる強靭な業務継続体制（ＢＣＰ）が確立されます。

多言語自動翻訳ツールと音声合成システムの活用

　緊急時に多言語の翻訳者を確保することは困難です。高精度のＡＩ自動翻訳ツールをあらかじめ広報システムに組み込み、日本語で入力した緊急情報を瞬時に多言語化してウェブサイトやＳＮＳへ同時配信する仕組みを構築します。また、テキスト情報を自然な音声に変換するシステムを用いて、防災ラジオやコミュニティＦＭ向けの音声原稿を自動生成し、迅速な情報伝達を支援します。

生成ＡＩの業務適用

プレスリリース作成と危機管理対応におけるＡＩの具体的用途

　生成ＡＩは、時間的制約の厳しい広報業務において、思考のスピードとアウトプットの質を劇的に引き上げるツールとなります。

プレスリリースの構成案と複数パターンの見出し生成

　原課から提供された長大な事業計画書を生成ＡＩに読み込ませ、「テレビのニュース番組のディレクターが興味を持つような構成で」「簡潔な箇条書きを含めて」といったプロンプト（指示文）を与えることで、プレスリリースのドラフト（たたき台）を数秒で作成させます。さらに、タイトルの候補を１０パターン提示させるなどして、人間の発想を補完し、より魅力的なリリース文の作成を支援します。

謝罪会見の想定問答とネガティブシミュレーション

　職員の不祥事や重大事故が発生した際、事案の概要を生成ＡＩに入力し、「社会部記者からの厳しい追及」「区民からの怒りの声」といった視点から、想定される質問とそれに対する回答案を生成させます。人間が作成するとどうしても行政側に都合の良い甘い想定になりがちですが、ＡＩの客観的な視点を取り入れることで、記者会見における想定外の質問を減らし、トップの不用意な発言による二次的な炎上リスクを低減させます。

フェイクニュース検知とソーシャルリスニングの補助

　SNS上の膨大な投稿から、区政に関する不穏な動きやデマの兆候を早期に発見するため、生成ＡＩと連動したモニタリングツールを活用します。「炎上の火種になりそうな投稿の抽出」や「特定の政策に対する区民の感情分析（ポジティブ／ネガティブ）」を自動で行わせ、広報担当者がリスクに先回りして対応策を講じるための早期警戒システムとして運用します。

実践的スキルとＰＤＣＡサイクル

組織レベルにおける広報戦略と危機管理のＰＤＣＡ

　属人的なスキルに依存せず、組織として常に最適化された広報を展開するためのサイクルです。

Ｐｌａｎ：広報計画の策定と危機管理マニュアルの整備

　年度ごとに、区のブランド価値を高めるための重点広報テーマ（攻め）を設定します。同時に、過去の災害対応や不祥事事例を徹底的に分析し、誰が、いつ、何を、どのように発信するかを定めた危機管理広報マニュアル（守り）を最新の状況に合わせてアップデートします。

Ｄｏ：計画的な情報発信とブラインド訓練の実施

　計画に基づきプレスリリースを定期配信し、メディアとの関係を構築します。また、危機管理においては、事前にシナリオを知らせないブラインド型の緊急記者会見訓練や、情報伝達訓練を全庁規模で定期的に実施し、マニュアルの実効性を検証します。

Ｃｈｅｃｋ：メディア露出分析と訓練の振り返り

　配信したリリースがどれだけ記事化されたか（量）、そして区の意図したメッセージが正しく伝わっているか（質）を分析します。訓練後には、情報のボトルネックが発生した箇所や、発信内容の矛盾などの課題を厳しく抽出し、客観的な評価を行います。

Ａｃｔｉｏｎ：戦略の軌道修正と組織体制の強化

　分析結果に基づき、メディアへアプローチする切り口を変えたり、効果の薄い広報媒体を統廃合したりします。危機管理においては、訓練で浮き彫りになった弱点を克服するため、マニュアルの改訂や緊急時の決裁フローの簡略化など、組織体制の抜本的な強化を図ります。

個人レベルにおける広報・危機管理スキル向上のＰＤＣＡ

　常に冷静な判断力と高い文章構成力を保つための、個人としての研鑽のステップです。

Ｐｌａｎ：目標設定と情報収集の習慣化

　「年間〇本のプレスリリースを全国紙に掲載させる」「緊急時の初動発信を〇分以内に行う」といった具体的な目標を定めます。日常的に他自治体の優秀なプレスリリースや、企業の謝罪会見の動画を分析し、良い点・悪い点をインプットする習慣を身につけます。

Ｄｏ：表現力の追求とシミュレーションの実践

　プレスリリースを執筆する際、常に「この記事の主語は誰か」「中学生が読んでも理解できるか」を自問自答しながら、徹底的に推敲を重ねます。また、通勤中などに「今ここで大地震が起きたら、まず何をすべきか」という脳内シミュレーションを日常的に行い、有事の際の思考回路を鍛えます。

Ｃｈｅｃｋ：記者からのフィードバックと自己評価

　懇意にしている記者に、自分が書いたリリースの感想を率直に尋ね、プロの視点からの客観的な評価を受けます。また、大きな災害やトラブル対応が落ち着いた後、自身の初動対応に遅れや感情的なブレがなかったかを真摯に振り返ります。

Ａｃｔｉｏｎ：ライティングスキルの向上とメンタルマネジメント

　指摘された弱点を補うため、キャッチコピーの書籍を読んだり、危機管理に関する外部セミナーに参加したりします。また、危機管理広報は極度のストレスを伴うため、意識的に休息を取り、いざという時に最大限のパフォーマンスを発揮できるメンタルの維持に努めます。

他部署との連携要件

全庁を巻き込んだ広報マインドの醸成と緊急時連携網

　広報部門は単独では何も発信できません。全庁の各部署が持つ情報をいかに吸い上げ、コントロールするかが成否を分けます。

原課との平時からの信頼構築と情報提供の動機付け

　良いプレスリリースを打つためには、原課から「広報課に相談すれば、自分たちの事業をかっこよく世の中に広めてくれる」という信頼を得る必要があります。原課に対して、リリースが記事化されたことによる反響（問い合わせの増加やSNSでの称賛など）を丁寧にフィードバックすることで、次の情報提供への強力な動機付けを行います。

危機管理室および首長とのシームレスな情報共有

　災害時には、危機管理室（防災担当部署）が集約した被害情報を、広報部門がいかにタイムリーに引き出せるかが勝負です。両部門の物理的な距離を近づける（同じフロアに本部を設置するなど）、情報共有システムを統合するといった工夫が必要です。また、最終的な発信責任者である区長・副区長と直結するホットラインを維持し、トップの意向を迅速に広報戦略に反映させます。

警察・消防等の関係機関およびインフラ事業者との協定

　大規模な事件・事故や災害が発生した際、自治体の保有する情報だけでは不十分です。所轄の警察署、消防署、さらには電力、ガス、鉄道などの重要インフラ事業者と平時から顔の見える関係を築き、緊急時の情報提供に関する協定を結んでおくことで、区民に対してより網羅的で正確な安全情報を提供できる体制を整えます。

総括と職員へのエール

自治体の誇りと区民の安心を紡ぐ守護者として

　プレスリリースと危機管理広報という業務は、全く異なる筋肉を使うように思えるかもしれません。しかし、その根底に流れているのは、「区政の情報を正確かつ誠実に区民へ届ける」という一つの確固たる信念です。平時に魅力的な情報を発信し続けて区民との信頼残高を積み上げておくことが、有事における行政からの呼びかけに対する区民の納得と行動に直結します。

　東京都特別区という、複雑な課題と多様な人々が密集する日本の中枢において、皆様が紡ぎ出す言葉の一つひとつは、まちのブランド価値を創造し、時に区民の生命と財産を危機から救い出す絶大な力を持っています。情報の海の中で正しい方向を示す羅針盤となり、予期せぬ困難に直面した際には、決して揺らぐことのない強靭な防波堤となって区民を守り抜く。その重責と誇りを胸に刻み、区政への深い愛着と高度な専門性を武器にして、自治体広報の最前線で果敢に挑み続けられることを、心より応援しております。

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