2026.02.25

はじめての文書管理課

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はじめに
業務の意義
根拠法令
歴史・経過
標準的な業務フロー
まとめ
- 区政の過去・現在・未来をつなぐ文書管理課の皆様へ

はじめに

※本記事はAIが生成したものを加工して掲載しています。
※生成AIの進化にあわせて作り直すため、ファクトチェックは今後行う予定です。

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業務の意義

行政の記憶を刻み区民の権利を保障する基盤

　特別区における文書管理課は、区役所内で日々生み出される膨大な「公文書」を適正に管理し、行政の記憶を後世へと正確に引き継ぐための重要な基盤を担う部署です。行政が行うあらゆる判断や決定は、口約束ではなく、必ず文書という形で記録に残されなければなりません。この「記録に残す」という行為こそが、区民の権利や義務の根拠となり、後々のトラブルや争いを防ぐ絶対的な証拠となります。私たちが文書のライフサイクル（作成から保存、そして廃棄または移管まで）を厳格に統制することで、初めて区民の皆様の権利が法的に保障され、安定した区政運営が実現できるのです。

意思決定の正当性を担保するプロセス管理

　区役所の仕事は、担当者が起案（案を作成）し、係長、課長、部長、そして区長へと段階的に承認を得ていく「決裁」というプロセスを経て初めて公式な意思決定となります。文書管理課は、この決裁プロセスがルール通りに、かつ遅滞なく行われているかを管理する責任を持ちます。最終的な意思決定の証である「公印（区長印など）」を厳重に管守し、不正な使用を防止することも極めて重要な役割です。文書管理のルールがルーズになれば、誰がいつどのような責任で決定を下したのかが曖昧になり、組織としてのガバナンスが即座に崩壊してしまいます。

開かれた区政を実現する情報公開と説明責任の窓口

　現代の行政において、区役所が保有する公文書は「区の所有物」ではなく、「区民と共有すべき財産」です。文書管理課は、情報公開制度および個人情報保護制度の総合窓口として、区民からの開示請求に対して適正かつ迅速に対応する使命を帯びています。行政がどのようなプロセスで政策を決定し、税金をどのように使ったのかを透明にし、区民に対する説明責任（アカウンタビリティ）を果たすことは、民主主義の根幹を支える極めて意義深い業務です。

根拠法令

公文書等の管理に関する法律および各区の公文書管理条例

　文書管理の根幹をなす法律と条例です。公文書が国や自治体と住民との共有財産であるという理念のもと、文書の作成、整理、保存、そして歴史的な価値のある文書の保存（アーカイブ）に至るまでの統一的なルールを定めています。文書管理課の職員は、この条例やそれに基づく規則（文書管理規則など）を熟知し、全庁の職員に対して適正な文書作成と保存を指導・監督する法的権限と義務を持っています。

情報公開条例および個人情報の保護に関する法律・条例

　「知る権利」を保障し、区の保有する公文書の開示を求める権利を定めたのが「情報公開条例」です。一方で、区民のプライバシーを守るために個人情報の取り扱いルールを厳格に定めたのが「個人情報の保護に関する法律」および各区の施行条例です。文書管理課は、この「情報の公開」と「個人の保護」という、時に相反する二つの権利のバランスを法的な基準に照らし合わせて慎重に判断し、制度を適正に運用する所管課となります。

地方自治法

　地方公共団体の組織や運営に関する基本法です。地方自治法においては、普通地方公共団体の長（区長）が当該団体の事務を管理し、執行することが定められており、それに伴う意思決定の方式や、監査委員による事務監査の対象として文書がどう扱われるべきかの大前提が示されています。また、公印の制定や改廃についても、この法律の趣旨に基づいて各区の規則で厳格に定められています。

歴史・経過

紙とハンコによる膨大な物理的文書管理の時代

　昭和から平成初期にかけての文書管理課（当時の呼称は文書課や総務課文書係など）は、まさに「紙とハンコの城」でした。毎朝、郵便局から届く山のような郵便物を手作業で仕分けし、庁内を回る逓送員が各部署のトレイに配って歩いていました。決裁文書は分厚いファイルに綴じられ、赤い決裁箱に入れられて上司の机を渡り歩きました。年度末には膨大な文書箱が書庫に運び込まれ、カビや虫害と闘いながら物理的な保管スペースをいかに確保するかが最大の課題という、極めて労働集約的な時代でした。

情報公開制度の誕生と「見せる文書」への意識改革

　平成に入り、全国の自治体で「情報公開条例」が次々と制定されると、文書管理のあり方は劇的な転換期を迎えます。それまで行政の内部だけで通用すればよかった文書が、ある日突然、区民の厳しい目に晒されることになったのです。殴り書きのメモや、個人的な見解が混じった不適切な起案文書は許されなくなり、「いつでも区民に見せられる客観的で正確な文書」を作成するよう、全庁的な意識改革が急務となりました。文書管理課は、このパラダイムシフトを牽引し、新たなルールを現場に浸透させるための厳しい指導役を担うことになりました。

電子決裁の普及とデジタルアーカイブへの進化

　近年では、ＤＸ（デジタルトランスフォーメーション）の波を受け、ほとんどの特別区で電子決裁システム・電子文書管理システムが導入されています。これにより、起案から決裁、保存、廃棄までのプロセスがシステム上で完結し、ペーパーレス化と業務のスピードアップが飛躍的に進みました。現在の文書管理課は、単なる紙の保管者ではなく、電子データの真正性を担保するシステムの管理者としての側面を強く持っています。さらに、歴史的に重要な文書をデジタル化して後世に残し、区民に広く公開する「デジタルアーカイブ」の構築など、情報資源の高度な活用へと業務の幅を広げています。

標準的な業務フロー

文書の収受・配布と逓送便の運行管理

　区役所の「玄関口」としての業務です。毎日届く膨大な郵便物や宅配便、そしてファクシミリや電子メールの公式な総合窓口として、それらを速やかに受け付け（収受）、内容を瞬時に判断して適切な所管課へと振り分けます。また、本庁舎と保健所や図書館などの出先機関を結ぶ「庁内逓送便（連絡車）」の運行スケジュールを管理し、区役所全体の物理的な情報伝達ネットワークが一日たりとも滞らないよう、確実なロジスティクスを維持します。

起案・決裁の進行管理と公印の管守

　各所管課がシステム上で作成した起案文書について、文書管理規則に定められた決裁ルート（誰のハンコや電子承認が必要か）が正しく設定されているかを審査します。特に、区長や副区長まで上がる重要な起案については、形式的な誤りがないかを厳重にチェックします。最終的な決裁が下りた後、区民や外部機関へ発送される文書に対しては、偽造防止の観点から厳格な手続きを経て「区長印」や「区役所印」といった公印を押印、あるいは電子署名を付与し、行政としての正式な証明を与えます。

文書の保管・保存と廃棄・移管の厳格な統制

　決裁が終わった文書（完結文書）は、その重要度に応じて１年、３年、５年、１０年、永年といった保存期間が割り当てられます。文書管理課は、各課が年度末に行う文書の引き継ぎや書庫への移管作業を統括し、保存期間中の文書が紛失したり、外部に漏洩したりしないよう、書庫の鍵の管理やシステム上のアクセス権限を厳格にコントロールします。保存期間が満了した文書については、勝手に捨てることは許されず、文書管理課が歴史的価値の有無を再評価した上で、適正に廃棄業者へ引き渡すか、あるいは公文書館等へ歴史的資料として移管するかの最終判断を下します。

情報公開請求および個人情報開示請求の総合窓口対応

　区民等から「〇〇に関する契約書を見せてほしい」といった情報公開請求が提出された場合、総合窓口として受付を行い、対象となる文書を保有している所管課へ速やかに連絡します。所管課が文書を抽出した後、条例に定められた不開示情報（個人のプライバシーや法人の正当な利益を害する情報など）が含まれていないか、所管課とともに精査します。該当箇所があれば黒塗り（マスキング）を施すよう指導し、原則１４日以内という厳格な期限内に開示決定等の通知を行います。請求者と所管課の間に入り、法的な根拠に基づいた公平・中立な調整を行う、極めて高い専門性とコミュニケーション能力が求められる業務です。

歴史的公文書の選別と区政資料の編纂・提供

　区の歩みを示す重要な公文書（重要な条例の制定経過、大規模施設の建設記録、災害時の対応記録など）は、保存期間が過ぎても廃棄せず、「歴史的公文書」として永久に保存します。文書管理課（または区の公文書館や郷土資料館等と連携して）は、これらの貴重な資料を劣化から守るための修復作業やデジタル化を行い、目録を作成して区民や研究者が容易に閲覧・検索できる環境を整備します。過去の教訓を未来の区政に活かすための「知のインフラ」を構築する、文化的な側面も持つ重要な業務です。

まとめ

区政の過去・現在・未来をつなぐ文書管理課の皆様へ

　新たに文書管理課の扉を叩かれた皆様、ご着任おめでとうございます。文書管理の仕事は、表立って区民から感謝されることは少なく、日々の業務は地味で、時には他部署の職員から「手続きが細かすぎる」「ルールが煩わしい」と疎まれることもあるかもしれません。電子システムの操作方法に関する絶え間ない問い合わせや、情報公開請求における請求者とのシビアなやり取りに、疲弊してしまう日もあるでしょう。しかし、どうか決して忘れないでください。皆様がルールを厳格に守らせ、文書の一枚一枚を確実に保存するその地道な作業こそが、区役所の「ごまかし」や「隠蔽」を防ぎ、区民の信頼を根本から支えているのです。記憶は薄れ、人は異動していきますが、皆様が適正に管理した「記録」は、数十年後の未来においても、この街の歴史と真実を語り継ぐ唯一の証人となります。文書管理課は、単なる紙やデータの管理人ではありません。区政の過去の教訓を現在に活かし、そして未来の区民へ正しいバトンを渡すための「時間をつなぐ架け橋」なのです。初めは文書分類の複雑さや法令の難解さに戸惑うかもしれませんが、一つの文書の向こう側にある「区民の人生」と「行政の責任」を常に想像する広い視野を養ってください。皆様の誠実な姿勢と確かな専門性が、この自治体の透明性と信頼を確固たるものにしていくことを心より期待し、全力で応援しております。

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