10 総務

本会議・委員会の運営

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目次
  1. はじめに
  2. 自治体における本会議・委員会の運営に関する現状データ
  3. 課題
  4. 行政の支援策と優先度の検討
  5. 先進事例
  6. 参考資料［エビデンス検索用］
  7. まとめ

はじめに

※本記事はAIが生成したものを加工して掲載しています。
※各施策についての理解の深度化や、政策立案のアイデア探しを目的にしています。
※生成AIの進化にあわせて作り直すため、ファクトチェックは今後行う予定です。
※掲載内容を使用する際は、各行政機関の公表資料を別途ご確認ください。

概要（自治体における本会議・委員会の運営を取り巻く環境）

  • 自治体が本会議・委員会の運営を効果的に行う意義は「二元代表制における議事機関としての役割の最大化」と「住民福祉の向上に資する質の高い意思決定の実現」にあります。
  • 地方自治体における本会議は、条例や予算など自治体の最終的な意思を決定する最高の議決機関です。一方、委員会は、本会議での審議に先立ち、専門的かつ詳細な審査を行う機関であり、議会活動の実質的な中心を担っています（1, 2）。この本会議と委員会の適切な役割分担と連携が、複雑化する行政課題に対応し、効率的で質の高い審議を実現する上で不可欠です。
  • 近年、人口減少や少子高齢化といった社会構造の変化、新型コロナウイルス感染症を契機としたデジタル化の急速な進展、そして住民からの透明性や参加への期待の高まりを受け、議会運営のあり方そのものを見直す「議会改革」の必要性が全国的に高まっています。

意義

住民にとっての意義

住民意思の的確な反映
  • 住民から直接選挙で選ばれた議員で構成される本会議・委員会は、多様な住民の意見や要望を政策に反映させるための最も重要な場です。審議を通じて、地域の実情に即した意思決定が行われます（3, 4, 5）。
行政の透明性と信頼性の確保
  • 会議の原則公開や会議録の公表により、意思決定のプロセスが住民に「見える化」されます。これにより、執行機関（首長部局）に対する監視機能が働き、行政運営の透明性と住民からの信頼性が確保されます（6, 7）。
政策形成過程への参画機会
  • 請願や陳情の提出、公聴会への参加、近年ではオンラインでの意見交換会などを通じて、住民が政策形成のプロセスに直接関与する機会が提供されます。これにより、住民自治の理念が具現化されます（2, 7）。

地域社会にとっての意義

地域ルールの形成
  • 議会は、地域の憲法ともいえる条例の制定・改正・廃止を行う権限を持ちます。本会議での議決を通じて、地域社会の秩序を維持し、発展を促すための公式なルールが形成されます（6, 7）。
持続可能な地域経営の実現
  • 予算の議決や決算の認定、重要な契約の承認などを通じて、自治体の財政運営をコントロールします。これにより、将来世代に過度な負担を残さない、持続可能な地域経営の基盤が築かれます（3, 5）。

行政にとっての意義

二元代表制における健全な緊張関係の維持
  • 議会が執行機関の提出する議案を厳格に審査し、行政運営を監視することで、両者の間に健全な緊張関係が生まれます。このチェック・アンド・バランス機能が、執行機関の独断専行を防ぎ、公正な行政運営を担保します（5, 8）。
政策の質の向上
  • 委員会における専門的・多角的な審査や、議員間の自由な討議を通じて、議案の問題点や改善点が明らかになります。このプロセスを経ることで、より洗練され、実効性の高い政策が形成されます（1, 2）。

（参考）歴史・経過

  • 明治期（1878年）
    • 「三新法（郡区町村編制法・府県会規則・地方税規則）」が制定され、公選議員からなる府県会が設置されるなど、近代的な地方議会の原型が誕生しました（9）。
  • 戦後改革（1947年）
    • 日本国憲法の施行とともに「地方自治法」が制定されました。これにより、首長の公選制、議会の権限強化、常任委員会制度の導入などが定められ、現在の二元代表制を基本とする地方自治の枠組みが確立しました（9, 10, 11）。
  • 1990年代
    • バブル経済崩壊後の厳しい財政状況や行政改革の要請を背景に、議会の非効率性や形骸化が問われるようになり、全国的に「議会改革」の議論が活発化しました（12）。
  • 2000年代
    • 地方分権一括法の施行（2000年）により自治体の自己決定権が拡大する中、議会改革の集大成として、議会の理念や運営原則を自主的に定める「議会基本条例」を制定する動きが全国に広がりました。
  • 2020年代
    • 新型コロナウイルス感染症の拡大を契機に、議会機能の維持が喫緊の課題となり、委員会のオンライン開催など、議会のデジタル化が急速に進展しました。地方自治法も改正され（2024年施行）、オンラインによる委員会出席や本会議での質疑などが法的に位置づけられました（13, 14）。

自治体における本会議・委員会の運営に関する現状データ

オンライン委員会の導入状況の推移
  • 総務省の調査によると、委員会のオンライン開催を可能とする条例等を改正した団体は、令和4年1月1日時点の135団体から、令和6年1月1日時点では383団体（全団体の21.4%）へと大幅に増加しています。
  • 一方で、実際に議員が委員会にオンラインで出席した実績のある団体は、令和4年1月時点の35団体から令和6年1月時点では129団体（全団体の7.2%）へと増加したものの、条例改正済みの団体数と比べて伸び悩んでいます。このことは、法制度や条例といった「制度的」な壁は低くなったものの、機材や運用ノウハウ、組織文化といった「実践的」な課題が依然として存在することを示唆しています。
ペーパーレス化の進捗と効果
  • 議会運営のデジタル化の一環として、ペーパーレス化が多くの自治体で進められています。
  • 先行する大田区議会事務局の報告によれば、ワークスタイル変革と連動したペーパーレス化の推進により、令和2年度の超過勤務時間が前年度比で836時間（35%）減少し、超過勤務手当も約272万円削減されました。また、委員会会議録の作成効率が約10%向上し、年間で約80時間の時間短縮につながったと試算されています。
  • 他の自治体の事例でも、ペーパーレス会議システムの導入により、年間200万円以上の紙・印刷コストを削減したケースや、資料準備にかかる職員の負担を大幅に軽減したケースが報告されており、費用対効果の高さがうかがえます。
    • （出典）(https://it-trend.jp/paperless-meeting/article/273-0016)2023年度
住民の議会への関心度

課題

住民の課題

議会活動の「見えにくさ」と心理的距離
  • 多くの住民にとって、議会で「誰が」「何を」「どのように」決めているのかが分かりにくく、自分たちの生活との関わりを実感しにくいのが現状です。専門用語の多さや審議の形式性も、住民が議会を遠い存在と感じる一因となっています。
    • 客観的根拠：
      • 日本財団の調査では、17～19歳の若者の半数以上が「地方議会の活動を目にした・関与したことがない」と回答しており、議会との接点の乏しさが浮き彫りになっています。
      • （出典）日本財団「18歳意識調査 第55回－地方議会－」令和5年度
    • この課題が放置された場合の悪影響の推察：
      • 住民の政治的無関心がさらに深刻化し、投票率の低下や議員のなり手不足に拍車がかかります。
物理的・時間的制約による参加の困難さ
  • 議会の本会議や委員会は、平日の日中に開催されるのが一般的であり、仕事や育児、介護などを持つ住民が傍聴したり、意見を述べたりすることは物理的に困難です。オンライン参加の道は開かれつつありますが、その活用はまだ限定的です。
    • 客観的根拠：
    • この課題が放置された場合の悪影響の推察：
      • 議会での議論が、時間的に余裕のある特定の層の意見に偏り、多様な民意が反映されない政策決定につながる恐れがあります。

地域社会の課題

議員の「なり手不足」と多様性の欠如
  • 地方議会、特に小規模な自治体において、議員のなり手不足が深刻化し、無投票当選が増加しています。また、議員の年齢構成は高齢層に偏り、女性や若者、会社員などの多様な背景を持つ人材が議会に参画しにくい構造的な課題があります。
    • 客観的根拠：
    • この課題が放置された場合の悪影響の推察：
      • 議会が社会の縮図からかけ離れた構成となり、地域の複雑な課題に対応する政策立案能力が低下します。
住民と議会の対話機会の不足
  • 議会報告会や意見交換会を実施する議会は増えていますが、参加者が固定化しがちであったり、一方的な報告に終始したりするなど、双方向の活発な対話に至っていないケースも少なくありません。
    • 客観的根拠：
      • 日本財団の調査で、若者層が議会に期待することとして「住民の意見・要望を聞く機会を設ける」が上位に挙げられている一方、議会への信頼度は首長や自治体と比較して低い傾向にあり、対話へのニーズと現状との間にギャップがあることがうかがえます。
      • （出典）日本財団「18歳意識調査 第55回－地方議会－」令和5年度
    • この課題が放置された場合の悪影響の推察：
      • 住民ニーズと議会の認識の間に乖離が生じ、政策の優先順位や内容が住民感覚とずれてしまうリスクが高まります。

行政の課題

旧態依然とした会議運営と非効率な業務プロセス
  • 膨大な紙資料の印刷・配布、長時間の答弁調整、形式的な質疑応答など、多くの議会で旧来の非効率な運営方法が依然として残っています。これは、審議の実質的な深化を妨げるだけでなく、議員と事務局職員双方の大きな負担となっています。
    • 客観的根拠：
    • この課題が放置された場合の悪影響の推察：
      • 議会の貴重な資源（時間・労力）が非生産的な作業に費やされ、政策の質の向上や住民との対話といった本来注力すべき活動が疎かになります。
デジタル化への対応の遅れとスキル不足
  • タブレット端末の導入やオンライン会議システムの整備は進みつつありますが、それを使いこなすための運用ルールや、議員・職員のデジタルリテラシーが追いついていないのが実情です。結果として、デジタルツールが十分に活用されず、「宝の持ち腐れ」となっているケースが見られます。
    • 客観的根拠：
    • この課題が放置された場合の悪影響の推察：
      • 議会運営の効率化や住民参加の拡大といったデジタル化の恩恵を享受できず、議会が社会の変化から取り残されてしまいます。
議会事務局の専門性と体制の脆弱性
  • 議会改革を推進する上で、それを支える議会事務局の役割は極めて重要です。しかし、多くの事務局では、首長部局からの数年単位の出向者が職員の大半を占め、政策法務や調査分析、ICTといった専門知識が蓄積されにくい構造になっています。
    • 客観的根拠：
      • 地方自治法では議会事務局の設置が定められていますが、職員は首長部局からの出向者が中心で、専門的な議会運営ノウハウの継承が課題となることが指摘されています（2）。また、議会改革に関する報告書では、事務局の情報発信能力や調査機能の強化が繰り返し求められています（15）。
    • この課題が放置された場合の悪影響の推察：
      • 議員の政策立案活動を十分に支援できず、議会の監視機能や政策提言能力が形骸化する一因となります。

行政の支援策と優先度の検討

優先順位の考え方

※各支援策の優先順位は、以下の要素を総合的に勘案し決定します。

  • 即効性・波及効果：
    • 施策の実施から効果発現までの期間が短く、単一の課題解決にとどまらず、複数の課題に横断的に良い影響を与える施策を高く評価します。
  • 実現可能性：
    • 現行の法制度や予算、人員体制の中で、比較的速やかに着手・実現できる施策を優先します。大きな法改正や条例制定を必要としない施策は優先度が高くなります。
  • 費用対効果：
    • 投じる資源（予算・人員等）に対して、業務効率化や住民サービス向上といった効果が大きく見込める施策を優先します。特に、将来的なコスト削減につながる投資を重視します。
  • 公平性・持続可能性：
    • 特定の層だけでなく、多様な住民に便益が及び、一過性で終わらずに継続的な効果が期待できる仕組みづくりにつながる施策を高く評価します。
  • 客観的根拠の有無：
    • 他の自治体での成功事例や、公的調査で効果が示されているなど、客観的なエビデンスに基づいた施策を優先します。

支援策の全体像と優先順位

  • 議会運営の課題解決には、①デジタル基盤の整備、②それを支える事務局の機能強化、③その上で実現する住民参加の促進、という段階的かつ統合的なアプローチが有効です。
  • したがって、最優先で取り組むべきは**「支援策①：会議運営のDX（デジタル・トランスフォーメーション）基盤整備」**です。これは、業務効率化の即効性が高く、他の全ての改革の土台となるためです。
  • 次に、このデジタル基盤を最大限に活用し、議会の審議能力を向上させるために**「支援策②：議会事務局の機能強化と専門性向上」**が不可欠です。
  • これらの内部改革の成果を住民に還元し、開かれた議会を実現するために**「支援策③：住民参加と対話を促進する開かれた議会改革」**を推進します。この3つの支援策は相互に連携し、相乗効果を生み出す関係にあります。

各支援策の詳細

支援策①：会議運営のDX（デジタル・トランスフォーメーション）基盤整備

目的
  • 議会運営における物理的・時間的制約を取り払い、効率的で柔軟、かつ災害時にも強靭な審議環境を構築します。
  • 旧来の紙文化から脱却し、行政運営全体の生産性向上を牽引することを目指します。
主な取組①：ペーパーレス会議の標準化と徹底
  • 全議員及び関係職員にタブレット端末を配備し、標準的なペーパーレス会議システムを導入します。
  • 議案書、説明資料、委員会資料など、全ての会議資料の提出・配布を原則デジタル化し、紙での印刷を廃止します。
  • 客観的根拠：
主な取組②：オンライン委員会の利用促進とハイブリッド会議環境の整備
  • 全ての委員会室に、オンライン参加者と対面参加者がスムーズに議論できる高品質なカメラ、マイク、モニターを常設します。
  • 育児・介護、議員本人の体調不良、遠隔地での公務など、オンライン出席を認める具体的な要件を明確化し、積極的な活用を促します。
  • 客観的根拠：
主な取組③：議会広報のデジタル化（ライブ中継・アーカイブ化の徹底）
  • 全ての本会議および委員会（公開が適当なもの）のインターネットライブ中継を実施します。
  • 録画映像は、会議名、発言者、議題などで検索できる形でウェブサイトに常時公開（アーカイブ化）し、住民のアクセス性を向上させます。
  • 客観的根拠：
    • 会津若松市議会では、議案の事前説明にYouTubeを活用し、議員の精査時間の確保と市民への情報公開を両立させており、議会情報のデジタル発信の有効なモデルとなります。
    • （出典）尾花沢市議会「行政視察報告書」令和5年度
KGI・KSI・KPI
  • KGI（最終目標指標）
    • 議会運営に係るコスト（印刷費、超過勤務手当等）を前年度比15%削減
      • データ取得方法： 財務会計システムデータ、職員勤怠管理データ
  • KSI（成功要因指標）
    • 本会議・委員会におけるペーパーレス会議の実施率100%
      • データ取得方法： 議会事務局による会議運営記録の確認
  • KPI（重要業績評価指標）アウトカム指標
    • 会議資料の準備・配布にかかる職員の平均作業時間を30%削減
      • データ取得方法： 議会事務局職員への業務量調査（BPR前後での比較）
  • KPI（重要業績評価指標）アウトプット指標
    • 全議員・議会事務局職員へのタブレット端末配備率100%
      • データ取得方法： 物品管理台帳

支援策②：議会事務局の機能強化と専門性向上

目的
  • 議会事務局を、単なる庶務・事務補助組織から、議員の政策立案・調査活動を専門的に支える「立法補佐組織」へと転換させます。
  • 議会の審議能力と監視機能を実質的に強化し、二元代表制の一翼を担う議会の役割を最大化します。
主な取組①：政策・法務担当の専門職配置
  • 弁護士や政策アナリスト等の外部専門人材を任期付職員として採用するか、プロパー職員の中から専門職（政策法務主査、調査主査など）を育成・配置し、人事ローテーションの対象外とします。
  • 議員からの依頼に応じ、条例案の立案支援、法的な論点整理、先進事例の調査・分析などを専門的に行います。
  • 客観的根拠：
主な取組②：体系的な研修プログラムの導入
  • 議会事務局職員を対象に、地方自治法や行政法などの法務研修、EBPM（証拠に基づく政策立案）を支えるためのデータ分析研修、デジタルツール活用研修などを体系的かつ継続的に実施します。
  • 客観的根拠：
主な取組③：議会図書室の調査機能強化
  • 議会図書室を、単なる書籍の貸出施設から、議員向けのレファレンス・サービスや調査代行を行う「議会調査室」として再定義します。
  • 各種統計データベース、有料の学術・判例データベースへのアクセス権を確保し、議員の調査活動を支援します。
  • 客観的根拠：
KGI・KSI・KPI
  • KGI（最終目標指標）
    • 議員提出による政策条例の制定件数を年間50%増加
      • データ取得方法： 議案データベースの分析
  • KSI（成功要因指標）
    • 議会事務局における専門職（政策・法務・ICT）の割合を全職員の20%以上とする
      • データ取得方法： 人事課の職員配置データ
  • KPI（重要業績評価指標）アウトカム指標
    • 議員からの政策調査依頼に対する平均回答日数を3営業日以内とする
      • データ取得方法： 調査依頼管理システムの記録
  • KPI（重要業績評価指標）アウトプット指標
    • 議会事務局職員向けの専門研修の年間実施回数を10回以上とする
      • データ取得方法： 研修実施記録

支援策③：住民参加と対話を促進する開かれた議会改革

目的
  • 議会と住民との間の「見えにくさ」や心理的距離を解消し、信頼関係を再構築します。
  • 多様な住民が議会活動に関心を持ち、気軽に参加できる仕組みを構築することで、住民自治を活性化させます。
主な取組①：オンライン意見交換会・公聴会の定例化
  • 各常任委員会が所管するテーマについて、定期的に（例：年2回）オンライン形式での住民意見交換会を開催します。
  • 重要な条例案や計画の策定にあたっては、オンライン公聴会を開催し、広く住民の意見を聴取する機会を設けます。
  • 客観的根拠：
    • 墨田区議会では、特定のテーマ（議会のバリアフリー化など）について、オンラインを活用した区民等との意見交換会を複数回実施しており、住民との対話に有効な手法であることが示されています。
    • （出典）墨田区議会「議会改革のあゆみ」令和7年度
主な取組②：請願・陳情プロセスのオンライン化と透明化
  • 請願・陳情をオンラインで提出できるシステムを導入します。
  • 提出された請願・陳情の審議状況（受付、委員会付託、審議結果など）をウェブサイト上でリアルタイムに追跡できる仕組みを構築し、プロセスの透明性を高めます。
  • 客観的根拠：
主な取組③：若者・主権者教育プログラムの連携強化
  • 地域の小中学校・高校と連携し、議員が学校を訪問して議会の仕組みを解説する「出前授業」や、生徒が議場で行う「模擬議会」を積極的に実施します。
  • 若者が政治や地域課題に関心を持つきっかけとなるよう、SNSなどを活用した分かりやすい情報発信を強化します。
  • 客観的根拠：
KGI・KSI・KPI
  • KGI（最終目標指標）
    • 住民意識調査における「議会活動への満足度」を15ポイント向上させる
      • データ取得方法： 定期的な住民意識調査
  • KSI（成功要因指標）
    • オンラインでの住民参加イベント（意見交換会等）の年間延べ参加者数を前年度比50%増とする
      • データ取得方法： 各イベントの参加登録・実績データ
  • KPI（重要業績評価指標）アウトカム指標
    • 議会広報（ウェブサイト、SNS等）の年間アクセス数を30%増加させる
      • データ取得方法： ウェブサイト・SNSのアナリティクスデータ
  • KPI（重要業績評価指標）アウトプット指標
    • オンライン意見交換会の年間開催回数を12回（各常任委員会で年2回程度）以上とする
      • データ取得方法： 議会活動記録

先進事例

東京都特別区の先進事例

大田区「ワークスタイル変革と連動したペーパーレス化」

  • 大田区議会事務局は、コロナ禍を機にテレワークやフリーアドレスを導入する「ワークスタイル変革」と一体でペーパーレス化を推進しました。その結果、単なるコスト削減にとどまらず、業務プロセス全体の効率化に成功しています。具体的には、年間836時間の超過勤務削減、約272万円の超過勤務手当削減、段ボール150箱分（約3,000kg）の文書廃棄といった顕著な成果を上げています。ペーパーレス化を、より大きな働き方改革の起爆剤として位置づけた点が成功の鍵です。

墨田区「オンライン技術を活用した住民・外部との対話」

  • 墨田区議会は、オンライン技術を積極的に活用し、住民や外部関係者との対話を活性化させています。具体的には、「議会のバリアフリー化」などをテーマとした区民とのオンライン意見交換会や、コンペ参加者との意見交換、さらにはオンラインでの行政視察などを実施しています。これにより、物理的な制約を超えて多様な主体との対話を実現し、開かれた議会を着実に推進しています。

世田谷区「住民参加を核とした議会基本条例の運用」

  • 世田谷区議会は、全国市区議会改革度調査で常に上位に評価されています。その大きな要因は、議会基本条例に基づき「住民参加」を議会運営の核に据えている点です。5つの常任委員会に加え、特定の重要課題に対応する4つの特別委員会を機動的に設置し、専門的な審議を行っています。会議の定足数や公開原則といった基本ルールを徹底しつつ、住民が実質的に審議に関与できる環境を整えていることが高く評価されています。

全国自治体の先進事例

会津若松市「ICTをフル活用した先進的議会運営」

  • 会津若松市議会は、ICTの活用において全国のモデルとなる先進的な取り組みを実践しています。議案の事前説明にYouTubeを活用して議員の理解を深めるとともに市民にも情報を公開したり、オンラインでの委員会出席を許可して議員の参加機会を確保したりしています。さらに、災害対応訓練では、議員がタブレットで撮影した現場写真をGPS情報と連携させ、デジタルマップ上に集約するなど、平時だけでなく有事におけるICTの活用も視野に入れています。

練馬区（参考事例）「議員個人による積極的なオンライン報告」

  • 議会全体の取り組みだけでなく、議員個人の積極的な情報発信も重要です。練馬区では、一部の区議会議員が定例会終了後にZoomを用いたオンラインでの区政報告会を自主的に開催しています。これにより、住民は時間や場所の制約なく、直接議員から議会の状況や審議内容について説明を受け、質疑応答を行うことができます。これは、デジタルツールを活用した草の根レベルでの信頼醸成の好事例といえます。

参考資料［エビデンス検索用］

まとめ

　東京都特別区における本会議・委員会の運営改革は、単なる効率化にとどまらず、住民の信頼を再構築し、地方自治の基盤を強化するために不可欠です。デジタル基盤の整備を土台とし、それを支える議会事務局の専門性を高め、住民との多様な対話チャネルを拓くという三位一体の改革を進めることで、時代の要請に応える、より強くしなやかな議会を実現できます。
　本内容が皆様の政策立案等の一助となれば幸いです。
　引き続き、生成AIの動向も見ながら改善・更新して参ります。

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