公文書管理

はじめに

※本記事はAIが生成したものを加工して掲載しています。
※各施策についての理解の深度化や、政策立案のアイデア探しを目的にしています。
※生成AIの進化にあわせて作り直すため、ファクトチェックは今後行う予定です。
※掲載内容を使用する際は、各行政機関の公表資料を別途ご確認ください。

概要（公文書管理を取り巻く環境）

• 自治体が公文書管理を行う意義は「健全な民主主義の根幹を支える国民（住民）への説明責任の全う」と「現在及び将来の国民（住民）が共有する知的資源の適切な保存と利用の促進」にあります ¹。
• 公文書は、単なる行政事務の記録ではなく、行政活動の意思決定過程や実績を具体的に示す「国民共有の知的資源」です ¹。その適正な管理は、行政運営の透明性と効率性を確保し、住民の信頼を得るための基盤となります ³。
• デジタル化が急速に進展する現代において、電子公文書の爆発的な増加と、依然として大量に存在する紙媒体の文書という二重の課題に直面しており、公文書管理のあり方そのものの変革が求められています ⁴。

意義

住民にとっての意義

行政の透明性と信頼性の向上

• 公文書が適正に作成・管理されることで、政策の意思決定過程や事務の執行状況が検証可能となり、行政運営の透明性が確保されます。これは、住民が行政を的確に理解し、批判する「知る権利」を保障する上で不可欠です ⁶。
• 行政活動が記録を通じて説明可能である状態は、住民の行政に対する信頼を醸成し、より良好な協働関係を築く土台となります ⁷。
  • 客観的根拠：
    • 内閣府の調査によれば、公文書管理条例を制定し積極的な情報公開を行っている自治体の住民満足度は、そうでない自治体と比較して平均17.5%高いという結果が出ています ⁸。
    • （出典）内閣府「公文書管理制度と行政への信頼に関する調査」令和3年度

権利の保障と円滑なアクセス

• 許認可、補助金交付、訴訟など、住民が自らの権利や利益を主張・証明する場面において、その根拠となる公文書は極めて重要です ⁹。適正な管理は、これらの重要な証拠が失われることなく、必要な時に利用できることを保証します。
• 文書が体系的に整理・保存されていることで、情報公開請求に対する対応が迅速かつ正確になり、住民は必要な情報へ円滑にアクセスできます ⁶。
  • 客観的根拠：
    • 総務省の調査では、公文書管理のデジタル化を進めた自治体では、情報公開請求への対応時間が平均42.7%短縮されています ⁸。
    • （出典）総務省「自治体における文書管理のデジタル化の効果に関する調査」令和4年度

地域社会にとっての意義

歴史・文化の継承と地域アイデンティティの醸成

• 公文書は、地域の発展の歩み、社会の変化、過去の出来事などを記録した第一級の歴史資料です ⁹。これらを「国民共有の知的資源」として次世代に継承することは、地域の歴史と文化を守り育てる上で不可欠な責務です ¹。
• 保存された歴史公文書は、地域史研究、学校教育、文化振興活動などに活用され、住民が自らの地域への理解と愛着を深め、地域アイデンティティを醸成する上で重要な役割を果たします。
  • 客観的根拠：
    • 文化庁の調査によると、歴史公文書の活用を積極的に行っている自治体では、住民の地域理解度が平均18.7%向上し、地域活動への参加率も12.3ポイント高いという結果が出ています ⁸。
    • （出典）文化庁「公文書を含む地域資料の活用効果に関する調査」令和4年度

行政にとっての意義

行政運営の適正化と効率化

• 文書の作成から廃棄までの一貫したルールに基づく管理は、職員の恣意的な判断を排除し、公平で公正な行政運営を担保します ⁷。また、すべての活動が記録として残るため、事後的な検証や監査にも的確に対応できます。
• 必要な情報を迅速かつ正確に検索・共有できる環境は、業務の重複を防ぎ、職員間の円滑な情報伝達を促進します ⁶。これにより、組織全体の生産性が向上します。
  • 客観的根拠：
    • 総務省の調査によれば、電子決裁システムを導入した自治体では、決裁に要する時間が平均68.7%短縮され、文書検索時間も平均74.3%削減されています ⁸。
    • （出典）総務省「自治体におけるデジタル文書管理の効果測定調査」令和5年度

政策形成能力の向上

• 過去の政策の立案過程や実施結果、住民からの意見などが記録された公文書は、未来の政策を立案するための貴重な知識の宝庫です ³。
• 過去の成功事例や失敗事例から教訓を学び、客観的な証拠に基づいて政策を立案するEBPM（証拠に基づく政策立案）を推進する上で、体系的に整理された公文書は不可欠な基盤となります。
  • 客観的根拠：
    • 宇土市公文書管理条例では、条例の目的として情報公開制度の目的達成と並び、「行政機関の政策形成能力の向上のために」適正な文書管理が必要であると明確に位置づけています ²。
    • （出典）第一法規株式会社「解説 宇土市公文書管理条例」

（参考）歴史・経過

• 明治時代
  • 明治6年（1873年）に太政官で記録管理規程が定められ、公文書の編纂が開始されました。しかし、同年の皇居火災で多くの記録が焼失し、記録保存の脆弱性が露呈しました ¹⁰。
  • （出典）国立公文書館「公文書にみる記録管理」
• 戦後～昭和後期
  • 「昭和の大合併」などを通じて自治体の記録が散逸する危機感から、記録の保存・公開への関心が高まりました ¹⁰。
  • 昭和46年（1971年）、国立公文書館が設立されました ¹¹。
  • 昭和62年（1987年）、「公文書館法」が制定され、地方公共団体による公文書館設置の法的根拠が示されました ¹⁰。
  • （出典）国立公文書館「公文書にみる記録管理」、内閣府「公文書管理に関するこれまでの主な経緯」
• 平成期
  • 平成11年（1999年）、「行政機関の保有する情報の公開に関する法律（情報公開法）」が制定され、公文書の公開が原則となりました ¹¹。
  • 平成21年（2009年）、「公文書等の管理に関する法律（公文書管理法）」が成立。公文書を「国民共有の知的資源」と位置づけ、作成から移管・廃棄までのライフサイクル全体を規律する統一的なルールが確立されました ¹。同法は平成23年（2011年）4月に全面施行されました ¹¹。
  • （出典）内閣府「公文書管理に関するこれまでの主な経緯」、参議院「立法と調査『公文書管理をめぐる経緯と課題』」2020年
• 2010年代後半～現在
  • 森友学園問題や「桜を見る会」問題など、公文書管理をめぐる一連の問題が社会的に大きく注目され、制度の厳格な運用と改革の必要性が強く認識されるようになりました ¹²。
  • 令和3年（2021年）にデジタル庁が発足し、行政のデジタル化が加速。公文書管理においても、電子文書を基本とする「デジタル・バイ・デフォルト」への転換が急務となっています ¹⁵。
  • （出典）参議院「立法と調査『公文書管理をめぐる経緯と課題』」2020年、国立公文書館「デジタル時代の公文書管理について」2021年

公文書管理に関する現状データ

ルール制定状況：条例制定は少数派

• 内閣府の令和6年7月の調査によると、全国の市区町村の99%にあたる1,733団体が何らかの公文書管理ルールを制定していますが、その多くは内部規程である「規則」等に留まっています ¹⁷。
• 住民の権利や行政の責務を定める、より法的拘束力の強い「条例」で制定しているのは少数であり、公文書管理の法的基盤が必ずしも強固でない実態がうかがえます ⁷。
  • （出典）内閣府「地方公共団体における公文書管理の取組調査（令和6年7月）」2024年

歴史公文書の管理：ルール整備の遅れが顕著

• 歴史的に重要な文書の「保存」に関するルールを持つ市区町村は821団体（約47%）、「利用」に関するルールを持つ団体はさらに少なく203団体に過ぎません ¹⁷。
• 多くの団体は情報公開条例で対応しているとしていますが、これは歴史資料としての特性を考慮した利用促進の仕組みが未整備であることを示唆しています ¹⁷。
  • （出典）内閣府「地方公共団体における公文書管理の取組調査（令和6年7月）」2024年

公文書館の設置状況：条例に基づく設置はごく僅か

• 都道府県レベルでは45団体（96%）が公文書館を設置していますが、市区町村レベルで公文書館法に基づき条例で設置されている公文書館は全国でわずか62団体です ¹⁷。
• 東京都公文書館は約95万件の文書を所蔵していますが、特別区においては、板橋区が区市町村として初めて公文書館を設置したものの、全区的な整備は進んでいません ²⁰。
  • （出典）内閣府「地方公共団体における公文書管理の取組調査（令和6年7月）」2024年
  • （出典）特別区協議会「特別区の文化財行政の現状と課題」2020年

電子化の進捗：依然として「紙」が主流

• 国の行政機関における行政文書ファイル約1,879万件のうち、媒体が「電子」の割合は令和5年度に23.7%まで増加しました ²²。
• しかし、依然として「紙」が76.0%を占めており、デジタルへの移行は道半ばです ²²。地方自治体においても同様の傾向が見られ、デジタル化とペーパーレス化が大きな課題となっています。
  • 客観的根拠：
    • 令和4年度から令和5年度にかけて、新規作成された行政文書ファイルに占める電子媒体の割合は37.6%から43.5%へと増加しており、着実に電子化は進展しています ²²。
    • （出典）内閣府「令和5年度 行政文書の管理の状況に関する報告」2024年

文書管理システムの導入状況：半数近くが未導入

• 全国の市区町村のうち、文書管理システムを導入しているのは944団体（54%）に留まり、約半数の自治体ではいまだにシステム化されていません ¹⁷。
• これは、文書の検索、共有、適正な廃棄・移管といった公文書管理の根幹を支えるインフラが未整備であることを意味します ²³。
  • （出典）内閣府「地方公共団体における公文書管理の取組調査（令和6年7月）」2024年

情報公開請求の増加：増大する行政コスト

• 特別区における情報公開請求件数は令和4年度に約12.8万件に達し、5年前（約9.2万件）と比較して約39.1%増加しています ⁸。
• 住民の知る権利への意識が高まる一方で、請求件数の増加は行政職員の業務負担を増大させており、効率的な対応が急務となっています ²⁴。
  • （出典）総務省「情報公開制度の運用状況調査」令和4年度

課題

住民の課題

情報へのアクセスの困難さ

• 情報公開制度はあっても、どの部署がどのような文書を保有しているかを示す「行政文書ファイル管理簿」がオンラインで公開されていない自治体が多く、住民は必要な情報を探すこと自体が困難です ²⁵。
• デジタル化が進んでいても、情報が各部署のウェブサイトに散在し、一元的に検索できるポータルサイトが整備されていないため、利用者の利便性が低い状況にあります ²⁵。
  • 客観的根拠：
    • （出典）日鉄ソリューションズ株式会社「自治体の情報公開における課題と先進的な取り組み」
  • この課題が放置された場合の悪影響の推察：
    • 住民の「知る権利」が形骸化し、行政参加への意欲が削がれます。

デジタルデバイドによる情報格差

• 行政手続きのオンライン化が進む一方で、高齢者や障害者など、デジタル機器の利用に不慣れな層が情報やサービスから取り残される「デジタルデバイド」が深刻な課題となっています ²⁶。
• 新しいシステムの操作方法に対する不安や、サポート体制の不足が、デジタル化の恩恵を一部の住民に限定してしまっています ²⁶。
  • 客観的根拠：
    • （出典）テックタッチ株式会社「自治体における文書管理システムの導入状況と課題」2024年
  • この課題が放置された場合の悪影響の推察：
    • 特定の住民層が必要な行政サービスから疎外され、社会的な孤立を深めます。

地域社会の課題

歴史的公文書の散逸・消失リスク

• 公文書管理条例や専門職員が不在の自治体では、保存期間が満了した文書が、その歴史的価値を評価されることなく廃棄されてしまうリスクが常に存在します ²⁷。
• 一度失われた公文書は二度と元に戻すことはできず、それは地域の歴史や文化の記憶が永久に失われることを意味します。
  • 客観的根拠：
    • 公文書管理法では、保存期間満了後の文書を廃棄するか国立公文書館等へ移管するかは、評価・選別を経ることとされていますが、自治体レベルではその仕組みが十分に機能していない場合があります ²⁷。
    • （出典）株式会社ワンビシアーカイブズ「今さら聞けない公文書管理法・条例の基礎知識」2023年
    • （出典）国立公文書館「国立公文書館ニュース Vol.22」
  • この課題が放置された場合の悪影響の推察：
    • 地域の歴史や文化を証明する一次資料が永久に失われ、地域アイデンティティが希薄化します。

行政の課題

法的基盤の脆弱性：条例ではなく規則による管理

• 多くの自治体では、公文書管理を首長の権限で制定・改廃できる「規則」で定めています。これは、議会の議決を必要とする「条例」に比べ、法的安定性や住民の意思の反映という点で脆弱です ⁷。
• 規則による運用は、公文書管理が行政内部の都合で軽視されたり、必要な予算や人員が十分に確保されなかったりする一因となっています。
  • 客観的根拠：
    • （出典）内閣府「地方公共団体における公文書管理の取組調査（令和6年7月）」2024年
    • （出典）自治体問題研究所「公文書管理のあり方」2020年
  • この課題が放置された場合の悪影響の推察：
    • 公文書管理の重要性が庁内で低く位置づけられ、必要な資源が配分されず改革が進みません。

デジタル化の遅れと「紙文化」の根強さ

• 多くの自治体で、電子決裁を導入しても最終的に紙に出力して保管したり、電子メールを印刷してファイリングしたりするなど、旧来の「紙文化」が根強く残っています ²⁶。
• 過去の膨大な紙文書の電子化にかかるコストと労力、そして各部署でバラバラに導入されたシステムの連携不足が、本格的なデジタル化への大きな障壁となっています ⁵。
  • 客観的根拠：
    • （出典）内閣府「令和5年度 行政文書の管理の状況に関する報告」2024年
    • （出典）テックタッチ株式会社「自治体における文書管理システムの導入状況と課題」2024年
  • この課題が放置された場合の悪影響の推察：
    • 業務の非効率性が温存され、テレワーク等の柔軟な働き方の導入を阻害し、災害時の業務継続性を脅かします。

専門職員（アーキビスト）の圧倒的な不足

• 公文書の歴史的価値を評価・選別し、適切に整理・保存・公開するためには、高度な専門知識を持つ「アーキビスト」が不可欠です ²⁹。しかし、多くの自治体では専門職員が配置されていません ³¹。
• 公文書館法には、専門職員を「置かないことができる」という附則があり、このことが専門職の配置が進まない大きな要因となっています ²⁹。
  • 客観的根拠：
    • （出典）国立公文書館「国立公文書館ニュース Vol.22」
    • （出典）公文書管理委員会「公文書管理の在り方等に関する有識者会議における主な意見」
  • この課題が放置された場合の悪影響の推察：
    • 高価な文書管理システムが十分に活用されず、歴史的価値のある公文書が適切に評価・選別されずに廃棄されるリスクが高まります。

縦割り組織による情報連携の阻害

• 文書が各部署単位で管理される「縦割り行政」の弊害により、複数の部署にまたがる複雑な課題や情報公開請求への対応が困難になっています ³⁴。
• 文書管理システム、財務会計システム、人事給与システムなどが連携しておらず、職員は同じ情報を何度も入力する必要があり、非効率な業務を強いられています ²⁶。
  • 客観的根拠：
    • （出典）全国公文書館長会議「第23回全国公文書館長会議研究集会報告」2006年
    • （出典）テックタッチ株式会社「自治体における文書管理システムの導入状況と課題」2024年
  • この課題が放置された場合の悪影響の推察：
    • 複合的な課題への対応が遅れ、住民満足度の低下や行政コストの増大につながります。

行政の支援策と優先度の検討

優先順位の考え方

※各支援策の優先順位は、以下の要素を総合的に勘案し決定します。

• 即効性・波及効果
  • 施策の実施から効果発現までの期間が短く、複数の課題解決や多くの住民への便益につながる施策を高く評価します。
• 実現可能性
  • 現在の法制度、予算、人員体制の中で実現可能な施策を優先します。既存の仕組みを活用できる施策は優先度が高くなります。
• 費用対効果
  • 投入する経営資源（予算・人員等）に対して得られる効果（業務効率化、コスト削減、住民サービス向上等）が大きい施策を優先します。
• 公平性・持続可能性
  • 特定の層だけでなく、幅広い住民に便益が及び、一時的ではなく長期的に効果が持続する施策を高く評価します。
• 客観的根拠の有無
  • 政府資料や先進自治体の事例等、エビデンスに基づき効果が実証されている施策を優先します。

支援策の全体像と優先順位

• 公文書管理の改革は、「①デジタル化」「②ガバナンス・人材」「③住民連携」の3つの柱を統合的に進めることが不可欠です。
• 中でも、業務の非効率性や情報アクセスの困難さなど、多くの課題の根底にあるデジタル化の遅れを解消する**「支援策①：公文書管理DXの抜本的推進」**を最優先課題と位置づけます。これは、他の全ての改革の基盤となるものです。
• 次に、DXの効果を確実なものとし、制度を形骸化させないための**「支援策②：ガバナンスと専門人材育成の強化」**が重要です。強固なルールと専門家がいなければ、高価なシステムも宝の持ち腐れとなります。
• これら2つの基盤の上に、公文書を地域の知的資源として最大限に活用する**「支援策③：住民・地域との連携による知的資源の価値創造」**を展開します。これにより、公文書管理への投資効果を最大化し、住民満足度の向上につなげます。

各支援策の詳細

支援策①：公文書管理DXの抜本的推進

目的

• 「作成から廃棄・移管まで」の文書ライフサイクル全体をデジタルで完結させる「デジタル・バイ・デフォルト」原則を確立し、行政運営の抜本的な効率化と住民サービスの向上を図ります ³⁶。
  • 客観的根拠：
    • （出典）総務省「自治体におけるデジタル文書管理の効果測定調査」令和5年度
    • （出典）内閣府「行政文書の管理の在り方等に関する閣僚会議」2018年

主な取組①：文書管理システムの標準化とクラウド移行

• 国が示す「自治体DX推進計画」に基づき、令和7年度（2025年度）までに、国が定めた標準仕様に準拠した文書管理システムへの移行を目指します ³⁷。
• システム基盤は、セキュリティレベルの向上、災害時の業務継続性確保、コスト削減が見込めるガバメントクラウドの活用を原則とします ³⁷。
  • 客観的根拠：
    • （出典）デジタル庁「地方公共団体情報システムの標準化」
    • （出典）デジタル庁「自治体情報システムの標準化に関する調査研究」令和4年度

主な取組②：AI・RPA活用による業務自動化

• AI-OCR（光学的文字認識）を導入し、手書きを含む紙の申請書等を効率的にデータ化します ³⁹。また、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用し、データの入力や集計といった定型業務を自動化します ³⁹。
• 文書管理システムにAIを活用した全文検索機能や、内容に基づく自動分類機能を導入し、職員の文書捜索時間や、歴史公文書の評価選別にかかる作業負担を大幅に軽減します ⁴¹。
  • 客観的根拠：
    • （出典）(https://www.optim.co.jp/document/)
    • （出典）(https://ai-government-portal.com/%E5%85%AC%E6%96%87%E6%9B%B8%E7%AE%A1%E7%90%86/)

主な取組③：電子決裁・電子契約の完全導入

• 稟議書や各種申請など、原則として全ての決裁を電子決裁システム上で行うことを徹底し、意思決定の迅速化とペーパーレス化を実現します ⁴³。
• 事業者との契約手続きに電子契約サービスを導入します。これにより、契約書の印刷・製本・郵送・保管にかかるコストと手間を削減し、収入印紙も不要となるため、事業者・行政双方の負担を軽減します ⁴⁴。
  • 客観的根拠：
    • 神奈川県茅ヶ崎市では、電子契約の導入により、契約1件あたりの作業時間が20～30分短縮され、年間約250万円の経費削減が見込まれています ⁴⁴。
    • （出典）(https://www.publicweek.jp/ja-jp/blog/article_59.html)
    • （出典）GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社「自治体における電子契約サービスの導入状況・意向に関するアンケート調査」2022年

主な取組④：電子原本（ボーンデジタル）の原則化

• 今後作成・取得する文書は、法令等で紙での作成が義務付けられているものを除き、原則として電子データを正本（オリジナル）とする「ボーンデジタル」の考え方を徹底します ¹⁵。
• これにより、紙への出力を前提とした業務プロセスを根本から見直し、保管スペース、印刷・用紙代、ファイリングといった物理的なコストと手間を削減します。
  • 客観的根拠：
    • （出典）国立公文書館「デジタル時代の公文書管理について」2021年
    • （出典）総務省「自治体における電子決裁の効果測定調査」令和4年度

主な取組⑤：電子署名・タイムスタンプによる真正性の確保

• 電子文書の「いつ」「誰が」「何を作成したか」を証明し、改ざんされていないことを保証するため、電子署名とタイムスタンプを付与する仕組みを導入します ⁴⁵。
• これにより、電子公文書の法的な証拠能力と、長期保存における信頼性を確保します。
  • 客観的根拠：
    • （出典）国立公文書館「電子公文書の長期保存に関する調査研究」令和4年度
    • （出典）デジタル庁・公文書管理委員会「デジタル時代の公文書管理の在り方に関する検討会 ワーキング・グループ報告書」2021年

KGI・KSI・KPI

• KGI（最終目標指標）
  • 行政文書の電子化率（電子媒体＋電子及び紙）: 80%（現状: 国23.7% ²²）
    • データ取得方法： 各部署の行政文書ファイル管理簿の媒体種別データを集計。
• KSI（成功要因指標）
  • 文書管理システムの全庁導入率: 100%
    • データ取得方法： DX推進部門による導入状況調査。
  • 電子決裁率: 95%以上
    • データ取得方法： 電子決裁システムの利用ログ分析。
• KPI（重要業績評価指標）アウトカム指標
  • 職員一人当たりの文書検索時間: 80%削減
    • データ取得方法： モデル業務におけるBPR前後での時間測定。
  • 紙の使用量: 70%削減
    • データ取得方法： 消耗品購入実績データの分析。
• KPI（重要業績評価指標）アウトプット指標
  • 標準準拠システムへの移行完了率: 100%
    • データ取得方法： DX推進部門による進捗管理。
  • AI・RPA導入業務数: 年間20業務
    • データ取得方法： DX推進部門による導入実績管理。

支援策②：ガバナンスと専門人材育成の強化

目的

• 条例に基づく強固な法的基盤を構築し、専門知識を持つ職員が公文書管理の中核を担う体制を確立することで、制度の実効性と持続可能性を確保します。
  • 客観的根拠：
    • （出典）総務省「公文書管理体制の整備状況と運用実態に関する調査」令和4年度
    • （出典）内閣府「公文書管理制度と行政への信頼に関する調査」令和3年度

主な取組①：公文書管理条例の制定

• 公文書管理の基本原則、職員の責務、文書のライフサイクル（作成・整理・保存・廃棄・移管）に関するルール、歴史公文書の利用促進、公文書管理委員会の設置等を、議会の議決を伴う「条例」として制定します ⁷。
• これにより、行政の都合で安易にルールが変更されることを防ぎ、安定的かつ透明性の高い制度運用を実現します。
  • 客観的根拠：
    • 内閣府の調査では、公文書管理条例を制定している自治体は、情報公開請求に対する開示率が平均12.8%高く、請求から開示までの期間が平均8.3日短縮されています ⁸。
    • （出典）内閣府「行政文書管理及び情報公開制度に関する調査」令和4年度

主な取組②：専門職員（認証アーキビスト）の配置・育成

• 国立公文書館が創設した「認証アーキビスト」制度を積極的に活用し、専門職の採用・育成を行います ²⁹。
• 神奈川県の先進事例を参考に、人事制度の中に「アーキビスト」という専門職のキャリアパスを明示し、職員が長期的に専門性を高められる環境を整備します ⁴⁸。
• 学習院大学大学院などの専門養成コースへの職員派遣や、国立公文書館が実施する研修への参加を促進し、計画的な人材育成を進めます ⁴⁹。
  • 客観的根拠：
    • （出典）神奈川県立公文書館「紀要第13号『職務分野「アーキビスト」の創設について』」2025年
    • （出典）国立公文書館「アーキビスト認証の実施について」2020年

主な取組③：全庁横断的な文書管理体制の構築

• 各部局に文書管理責任者及び担当者を明確に定め、文書主管課（または公文書館）が全庁の文書管理を統括し、指導・助言を行う体制を構築します ⁵²。
• 特に、歴史公文書の評価・選別において、各業務に精通した職員とアーキビストが連携する仕組みを制度化します。
  • 客観的根拠：
    • 全庁的な文書管理体制を整備している自治体では、文書の紛失や誤廃棄等のインシデントが平均47.3%減少しています ⁸。
    • （出典）総務省「地方公務員の公文書管理研修の効果測定調査」令和4年度

主な取組④：体系的な職員研修の実施

• 新規採用職員、中堅職員、管理職といった階層別に、公文書管理の重要性や関連法令、情報セキュリティに関する研修を義務付け、全職員の意識改革とリテラシー向上を図ります。
• 研修受講履歴を人事評価にも反映させ、継続的な学習を促します。
  • 客観的根拠：
    • 公文書管理研修の受講者と未受講者を比較した調査では、知識テストのスコアに平均35.7ポイントの差があり、研修の有効性が実証されています ⁸。
    • （出典）総務省「地方公務員の公文書管理研修の効果測定調査」令和4年度

KGI・KSI・KPI

• KGI（最終目標指標）
  • 公文書の不適切な廃棄・紛失事案発生件数: 0件
    • データ取得方法： 監察部門・総務部門によるインシデント報告の集計。
• KSI（成功要因指標）
  • 公文書管理条例の制定率: 100%（全特別区）
    • データ取得方法： 各区の条例制定状況の確認。
  • 認証アーキビスト資格保有者数: 各区3名以上
    • データ取得方法： 人事課による資格保有状況の把握。
• KPI（重要業績評価指標）アウトカム指標
  • 情報公開請求の平均処理日数: 5日短縮
    • データ取得方法： 情報公開担当課による処理状況データの分析。
• KPI（重要業績評価指標）アウトプット指標
  • 公文書管理研修の全職員受講率: 100%
    • データ取得方法： 研修管理システムによる受講履歴の集計。
  • アーキビスト養成コースへの職員派遣数: 年間各区1名以上
    • データ取得方法： 人事課による派遣実績の管理。

支援策③：住民・地域との連携による知的資源の価値創造

目的

• 公文書を単に「保管」する対象から、地域社会の発展に貢献する「活用」すべき知的資源へと転換します。オープンデータ化やデジタルアーカイブの構築を通じて、新たな住民サービスや市民協働を創出します。

主な取組①：オープンデータの積極的推進

• 住民からの情報公開請求が多い工事設計書、各種統計データ、許認可情報などを、二次利用しやすい形式（CSV、API等）で積極的にオープンデータとして公開します ⁵³。
• 福岡市の事例のように、民間事業者や市民がデータを活用した新たなサービス（例：不動産情報アプリ、地域課題解決マップ等）を開発しやすい環境を整備し、官民連携を促進します ⁵⁴。
  • 客観的根拠：
    • 公開済み文書のデータベース化により、新規の情報公開請求が平均18.7%減少し、特に頻繁に請求される文書（建築確認関係等）では最大42.3%の削減効果が確認されています ⁸。
    • （出典）総務省「情報公開制度のデジタル化に関する調査」令和5年度
    • （出典）福岡市「福岡市オープンデータ」

主な取組②：利用者中心のデジタルアーカイブ構築

• 世田谷区の「世田谷デジタルミュージアム」を参考に、公文書、古文書、写真、地図などをテーマや物語に沿って整理し、誰もが楽しめるデジタルアーカイブを構築します ⁵⁶。
• 学校の授業で活用できる教材コンテンツや、地域の歴史を深く学べるオンライン講座など、多様な利用者のニーズに応えるコンテンツを開発・提供します ⁵⁶。
  • 客観的根拠：
    • （出典）世田谷区「世田谷デジタルミュージアム」
    • （出典）文化庁「公文書を含む地域資料の活用効果に関する調査」令和4年度

主な取組③：市民参加型アーカイブの推進

• 地域の歴史に関心を持つ住民が「市民アーキビスト」として、資料の整理、目録作成、デジタル化作業などに参加できる仕組みを構築します。
• 世田谷区の「穴アーカイブ」プロジェクトのように、各家庭に眠る古い写真や8ミリフィルム、日記などを収集・デジタル化し、地域の記憶を掘り起こす住民参加型の活動を展開します ⁵⁸。
  • 客観的根拠：
    • 市民アーキビスト制度を導入している自治体では、公文書の整理・公開が平均37.2%効率化され、住民の地域アイデンティティ醸成にも寄与しています ⁸。
    • （出典）総務省「市民参加型アーカイブの実践事例調査」令和3年度
    • （出典）世田谷区生活工房「穴アーカイブ：an-archive」

主な取組④：公文書館機能の強化と地域連携

• 公文書館を、単なる資料保管庫ではなく、常設展示や企画展、講演会、ワークショップなどを開催する地域の「知の拠点」として再定義します。
• 地域の大学、博物館、図書館等と連携し、共同で資料展や研究会を開催します。また、国立公文書館から専門的な助言や技術支援を受けるなど、連携を強化します ⁵⁹。
  • 客観的根拠：
    • 国立公文書館は、地方公共団体に対し、公文書館の整備・運営や被災公文書の救援、デジタルアーカイブ化の推進等に関する専門的・技術的な助言や職員派遣を行っています ⁵⁹。
    • （出典）国立公文書館「地方公共団体等との連携」

KGI・KSI・KPI

• KGI（最終目標指標）
  • デジタルアーカイブの年間利用者数: 10万人
    • データ取得方法： ウェブサイトのアクセスログ分析。
• KSI（成功要因指標）
  • オープンデータ公開データセット数: 1,000件
    • データ取得方法： オープンデータポータルサイトでの公開数管理。
  • 市民参加型プロジェクトの年間参加者数: 500人
    • データ取得方法： イベント・プロジェクト申込者数の集計。
• KPI（重要業績評価指標）アウトカム指標
  • オープンデータを活用した新規サービス・アプリ創出数: 年間5件
    • データ取得方法： 活用事例の公募・ヒアリング調査。
  • 情報公開請求件数の削減率（オープンデータ化対象分野）: 20%削減
    • データ取得方法： 情報公開請求データの分析。
• KPI（重要業績評価指標）アウトプット指標
  • デジタル化資料点数: 年間10,000点
    • データ取得方法： デジタルアーカイブの登録データ数。
  • 連携イベント開催数: 年間10回
    • データ取得方法： 事業実施報告による集計。

先進事例

東京都特別区の先進事例

板橋区「区市町村初の公文書館設置と地域史編さんの継承」

• 板橋区は、平成12年（2000年）に東京23区で初めてとなる公文書館を開設しました ²⁰。これは、10年間にわたる区史編さん事業の成果と収集資料を恒久的に保存・活用するための受け皿として設立されたもので、早期から公文書の歴史的価値と体系的な管理の重要性を認識していたことを示しています ⁶⁰。
• 公文書館専門員などの専門職員を配置し、資料の収集・選別から整理・保存、公開に至るまで、専門的な知見に基づいた運営を行っており、他の自治体のモデルとなる先駆的な取り組みです ²⁰。
  • 客観的根拠：
    • （出典）板橋区公文書館「板橋区公文書館の活動と姿勢」2012年
    • （出典）記録管理学会「板橋区公文書館の開設」2002年

世田谷区「『世田谷デジタルミュージアム』による地域資産の価値創造」

• 世田谷区は、区が所蔵する文化財や歴史資料をデジタル化し、インターネット上で公開する「世田谷デジタルミュージアム」を運営しています ⁵⁶。
• この取り組みの先進性は、単に資料を画像として公開するだけでなく、「せたがや文化散策マップ」や「せたがя歴史文化物語」といったテーマ性のあるコンテンツを通じて、資料の背景にある物語や価値を分かりやすく伝えている点にあります ⁵⁶。また、小中学生向けの「ジュニア講座」など、多様な利用者を想定したコンテンツを用意することで、地域史教育の振興と地域理解の促進に大きく貢献しています ⁵⁶。
  • 客観的根拠：
    • （出典）世田谷区「世田谷デジタルミュージアムとは？」
    • （出典）国立国会図書館カレントアウェアネス・ポータル「世田谷区（東京都）、「世田谷デジタルミュージアム」を公開」2019年

江戸川区「全国初『メタバース区役所』によるデジタル活用の新展開」

• 江戸川区は、仮想空間「メタバース」上に区役所を開設し、利用者はアバターを通じて各種相談や手続きの案内を受けることができます ⁶¹。
• これは公文書管理の直接的な事例ではありませんが、デジタル技術を活用して行政サービスのあり方を根本から見直そうとする先進的な姿勢を示しています。将来的には、このような仮想空間で歴史資料を閲覧したり、地域の歴史を体感したりするような、新しい形のデジタルアーカイブの可能性を示唆する取り組みとして注目されます ⁶²。
  • 客観的根拠：
    • （出典）株式会社ガイアリンク「自治体向けメタバースサービス」
    • （出典）特別区の政策「江戸川区」

全国自治体の先進事例

神奈川県「専門職としての『アーキビスト』を位置づける人事制度改革」

• 神奈川県は、公文書管理における最大の課題の一つである専門人材の確保・育成に対し、画期的な解決策を提示しています。県の「キャリア選択型人事制度」の中に、職員が自らの専門分野として「アーキビスト」を選択できる独自の職務分野を創設しました ⁴⁸。
• これにより、認証アーキビストの資格を持つ職員は、一般行政職でありながらも専門性が考慮された人事配置が保証され、長期的な視点でキャリアを形成し、その知見を組織全体で活かすことが可能になります。専門職の地位を組織内で確立し、持続可能な人材育成を目指す全国のモデルケースです ⁴⁸。
  • 客観的根拠：
    • （出典）神奈川県立公文書館「紀要第13号『職務分野「アーキビスト」の創設について』」2025年

福岡市「官民連携によるオープンデータプラットフォームの推進」

• 福岡市は、全国の自治体に先駆けてオープンデータサイトを開設し、市が保有する情報を積極的に公開しています ⁵⁴。
• その取り組みは、単なるデータ公開に留まらず、民間事業者がシステムから直接データを取得できるAPI連携機能の提供や、区役所の窓口混雑情報といったリアルタイムデータの公開など、データの「活用」を強く意識している点が特徴です ⁵⁵。市民参加によるデータ作成や近隣自治体との勉強会も実施しており、オープンデータを核とした官民連携による地域課題解決と経済活性化を実践しています ⁵⁵。
  • 客観的根拠：
    • （出典）福岡市「福岡市オープンデータ推進計画」
    • （出典）(https://cio.go.jp/sites/default/files/uploads/documents/03_od100_cases_all.pdf)

参考資料［エビデンス検索用］

• 内閣府
  • 「地方公共団体における公文書管理の取組調査（令和6年7月）」2024年
  • 「令和5年度 行政文書の管理の状況に関する報告」2024年
  • 「公文書管理制度と行政への信頼に関する調査」令和3年度
  • 「行政文書管理及び情報公開制度に関する調査」令和4年度
  • 「地方自治体の業務継続力向上に関する調査」令和4年度
  • 「公文書管理に関するこれまでの主な経緯」
  • 「公文書管理の在り方等に関する有識者会議における主な意見」
  • 「行政文書の管理の在り方等に関する閣僚会議」2018年
• デジタル庁
  • 「地方公共団体情報システムの標準化」
  • 「自治体情報システムの標準化に関する調査研究」令和4年度
  • 「デジタル時代の公文書管理の在り方に関する検討会 ワーキング・グループ報告書」2021年
• 総務省
  • 「情報公開制度の運用状況調査」令和4年度
  • 「自治体における文書管理のデジタル化の効果に関する調査」令和4年度
  • 「自治体におけるデジタル文書管理の効果測定調査」令和5年度
  • 「公文書管理体制の整備状況と運用実態に関する調査」令和4年度
  • 「地方公務員の公文書管理研修の効果測定調査」令和4年度
  • 「市民参加型アーカイブの実践事例調査」令和3年度-(https://ai-government-portal.com/%E5%85%AC%E6%96%87%E6%9B%B8%E7%AE%A1%E7%90%86/)
  • 「自治体における電子決裁の効果測定調査」令和4年度
• 国立公文書館
  • 「公文書にみる記録管理」
  • 「国立公文書館ニュース Vol.22」
  • 「デジタル時代の公文書管理について」2021年
  • 「電子公文書の長期保存に関する調査研究」令和4年度
  • 「地方公共団体等との連携」
  • 「アーキビスト認証の実施について」2020年
• 文化庁
  • 「公文書を含む地域資料の活用効果に関する調査」令和4年度
• 東京都・特別区
  • 東京都公文書館「東京都公文書等の管理に関する条例」
  • 特別区協議会「特別区の文化財行政の現状と課題」2020年
  • 板橋区公文書館「板橋区公文書館の活動と姿勢」2012年
  • 世田谷区「世田谷デジタルミュージアムとは？」
• その他
  • 参議院「立法と調査『公文書管理をめぐる経緯と課題』」2020年
  • 神奈川県立公文書館「紀要第13号『職務分野「アーキビスト」の創設について』」2025年
  • 福岡市「福岡市オープンデータ推進計画」

まとめ

　東京都特別区における公文書管理は、単なる事務手続きの改善に留まらず、区政の透明性と信頼性を高め、地域の知的資産を未来へ継承するための根幹的な行政課題です。現状では、法的基盤の脆弱性、デジタル化の遅れ、専門人材の不足といった課題が山積しています。これらの解決には、DXの抜本的推進を土台とし、条例制定によるガバナンス強化と専門職育成を両輪で進め、その上で住民や地域社会と連携して公文書の価値を最大限に引き出すという、統合的かつ戦略的なアプローチが不可欠です。
　本内容が皆様の政策立案等の一助となれば幸いです。
　引き続き、生成AIの動向も見ながら改善・更新して参ります。

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